Häufige Fragen

IMS-Audit Cloud ist eine webbasierte Audit-Management-Software (SaaS) für integrierte Managementsysteme. Sie deckt den kompletten Auditprozess ab: Audits planen, durchführen und auswerten, Maßnahmen (CAPA) verfolgen, 8D-Reports erstellen und Risiken bewerten. Die Software läuft ohne Installation im Browser – auch am Tablet direkt vor Ort – und wird DSGVO-konform in Deutschland gehostet, mit einer eigenen, getrennten Datenbank je Kunde. Hersteller ist Simon-Softwareentwicklung aus Marktheidenfeld mit rund 25 Jahren Erfahrung in Audit-Software.

IMS-Audit Cloud richtet sich an QM-Teams vom inhabergeführten Mittelständler bis zum internationalen Konzern – branchenübergreifend, u. a. in Automotive, Medizintechnik und Maschinenbau. Typische Einsatzfälle sind interne Audits, Lieferantenaudits und die Vorbereitung auf Zertifizierungen nach ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 oder IATF 16949. Durch die Mandantenfähigkeit lassen sich mehrere Werke, Standorte oder Abteilungen sauber getrennt in einer Lizenz verwalten.

Fertige Fragenkataloge gibt es u. a. für ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IATF 16949, ISO 50001, ISO 13485, DIN EN 9100 (AS9100), ISO 22000, ISO 27001 und ISO 17025 – separat erhältlich; die vollständige Liste finden Sie auf der Funktionsseite „Fragenkataloge“. Eigene Kataloge können Sie jederzeit kostenlos anlegen oder per Excel importieren.

Die fertigen Norm-Kataloge sind separat erhältlich. Sprechen Sie uns einfach an – eine formlose E-Mail an service@ims-audit.de mit dem gewünschten Katalog genügt, wir melden uns mit allem Weiteren.

Ja. Stammdaten (z. B. Personen, Prozesse) und Fragenkataloge lassen sich bequem per Excel importieren.

Ja. Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbank, und IMS-Audit Cloud ist mandantenfähig: Jeder Standort, jedes Werk oder auch jede Abteilung kann einem eigenen Mandanten innerhalb Ihrer Datenbank zugeordnet werden – so bleibt alles sauber getrennt in einem System.

Die Oberfläche von IMS-Audit Cloud steht in sieben Sprachen zur Verfügung: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Tschechisch und Polnisch – ideal für internationale Teams und Standorte.

Ja. Antworten im Auditfragenkatalog werden automatisch in die gewählte Anzeigesprache übersetzt: Der Auditor in Indien antwortet auf Englisch, der Kollege in Deutschland liest auf Deutsch – und umgekehrt. Dafür hinterlegt Ihre Firma einmalig ihren eigenen DeepL-API-Schlüssel in den Einstellungen; ohne Schlüssel bleibt alles wie bisher. Übersetzt wird sparsam: jede Antwort nur einmal je Sprache, bei Änderungen automatisch neu. Das Original bleibt immer erhalten – beim Bearbeiten und in allen Berichten steht der unveränderte Originaltext, übersetzte Antworten sind als „maschinell übersetzt“ gekennzeichnet.

Ja. Das vollständige Handbuch zu IMS-Audit Cloud steht kostenlos als PDF zum Download bereit – auf Deutsch und Englisch. Es führt Schritt für Schritt durch alle Bereiche der Anwendung: von der ersten Anmeldung über Stammdaten, Fragenkataloge, Audits und Maßnahmen bis zu Auswertungen, Administration und Schulungsumgebung.

• Handbuch herunterladen (PDF, Deutsch)
• Download manual (PDF, English)

Sie zahlen pro Nutzer und Monat – mit Mengenrabatt: 1 Nutzer 49 €, 5 Nutzer 245 €, 10 Nutzer 400 €, 20 Nutzer 749 € (jeweils pro Monat, jährliche Abrechnung, netto zzgl. USt.). Alle Module sind in jedem Tarif enthalten – keine versteckten Modulkosten. Größere Teams auf Anfrage.

Die Schulungsumgebung ist ein in sich geschlossener Übungsbereich mit separater Datenbank neben Ihrer Produktivumgebung – ideal für Schulungen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Der Administrator vergibt dafür eigene Zugangsdaten (Login und Passwort), mit denen sich Ihr Team anmelden und alle Funktionen gefahrlos ausprobieren kann, ohne echte Auditdaten zu berühren. Die Schulungsumgebung kann vom Administrator jederzeit zurückgesetzt bzw. neu initialisiert werden.

Ab dem Tarif mit 20 Nutzern ist die Schulungsumgebung inklusive. In den Tarifen mit 5 und 10 Nutzern können Sie sie für 29 € pro Monat (netto, jährliche Abrechnung) hinzubuchen.

Ja. Im persönlichen Termin zeigen wir Ihnen IMS-Audit Cloud live an Ihren Themen – Sie stellen Ihre Fragen direkt an den Entwickler. Vereinbaren Sie einfach einen Termin oder fordern Sie über den Angebots-Assistenten ein Angebot an. Eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an.

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate ab Bereitstellung Ihres Zugangs. Anschließend verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht fristgerecht gekündigt wird.

Mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit. Die Kündigung bedarf lediglich der Textform – eine E-Mail an service@ims-audit.de genügt, ein handschriftlich unterschriebener Brief ist nicht erforderlich. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Eingang der Kündigung bei uns.

Unseren Support erreichen Sie per E-Mail an support@ims-audit.de sowie telefonisch unter +49 9391 916621 – von Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr (außer an gesetzlichen Feiertagen in Bayern). Der Support ist im Cloud-Preis vollständig enthalten: Für Anfragen zur Bedienung, zu Störungen oder zu Ihrem Vertrag entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Alle Daten von IMS-Audit Cloud werden ausschließlich in Deutschland gehostet – auf unserer eigenen, dedizierten Serverhardware in einem zertifizierten Rechenzentrum von Hetzner. Kein Shared-Cloud-Hosting: Die Maschine wird nicht mit fremden Kunden geteilt, sondern ist exklusiv für IMS-Audit Cloud im Einsatz. Ihre Daten verlassen Deutschland nicht und unterliegen vollständig der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Jeder Kunde erhält eine eigene, getrennte Datenbank – Ihre Daten werden von den Daten anderer Kunden isoliert. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und dem Server erfolgt durchgängig verschlüsselt (TLS).

Als Auftragsverarbeiter schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab, in dem die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten detailliert geregelt sind. Diesen stellen wir Ihnen auf Wunsch vor Vertragsabschluss zur Verfügung.

Wir stellen IMS-Audit Cloud mit einer Verfügbarkeit von 98,5 % im Jahresmittel bereit. Grundlage ist der Betrieb in einem deutschen Hetzner-Rechenzentrum mit einer zugesicherten Netzwerkverfügbarkeit von mindestens 99,9 %. Geplante Wartungsfenster sind hiervon ausgenommen und werden rechtzeitig angekündigt.

Ihre Datenbank wird täglich automatisch gesichert. Die Sicherungen werden auf einem separaten, räumlich getrennten Speicher abgelegt – so bleiben Ihre Daten selbst dann erhalten, wenn der Server oder der gesamte Serverstandort ausfällt (z. B. durch einen Hardware-Defekt, Brand oder Diebstahl). Im Störungsfall stellen wir den Betrieb aus der letzten verfügbaren Sicherung wieder her.

Sie können Ihre Daten jederzeit selbst als Excel-Datei exportieren – auch während der laufenden Vertragslaufzeit. So haben Sie Ihre Auditdaten unabhängig von der Cloud stets verfügbar. Nach Vertragsende bleibt Ihre Datenbank noch 30 Tage gesperrt gespeichert, damit Sie einen Export nachholen oder eine Kopie anfordern können. Nach Ablauf dieser Frist wird Ihre Datenbank vollständig und unwiderruflich gelöscht. Auf Wunsch stellen wir Ihnen vor der Löschung gern eine vollständige Kopie Ihrer Datenbank als PostgreSQL-Backup zur Verfügung.

Auf Wunsch schützen Sie jeden Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung – wahlweise mit Microsoft Authenticator, Google Authenticator oder einer TOTP-App. Rollen und granulare Rechte steuern zusätzlich, wer was sieht und bearbeiten darf.

Nein. IMS-Audit Cloud läuft vollständig im Browser – auf PC, Laptop und Tablet. Audits können Sie vor Ort durchführen, bei Bedarf sogar offline per Excel und anschließendem Re-Import.

Ja. IMS-Audit Cloud ist eine reine Web-Anwendung und läuft in allen gängigen Browsern (z. B. Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari) – ohne Installation. Sie können damit plattformunabhängig arbeiten: unter Windows, auf dem Mac sowie mobil auf dem Tablet (z. B. iPad), was sich besonders für die Auditdurchführung direkt vor Ort anbietet.

Für ein komfortables Arbeiten empfehlen wir ein Gerät mit ausreichend großem Bildschirm, etwa einen PC, Mac oder ein Tablet. Ein Smartphone ist aufgrund der Bildschirmgröße und der Menge der dargestellten Daten für die tägliche Arbeit weniger geeignet.

Nein. Als Cloud-Lösung wird IMS-Audit Cloud von uns zentral gepflegt – neue Versionen, Funktionserweiterungen und Sicherheitsupdates werden automatisch eingespielt. Sie arbeiten stets mit der aktuellen Version, ohne selbst etwas installieren oder aktualisieren zu müssen. Diese Software-Updates sind im Cloud-Preis enthalten; die fertigen Norm-Kataloge sind davon ausgenommen und separat erhältlich.

Bestehende Kunden können IMS-Audit Desktop weiterhin nutzen; Downloads finden Sie im Bestandskunden-Bereich. Für neue Projekte empfehlen wir die Cloud-Version.

Ja. Ihre bestehenden Daten aus IMS-Audit Desktop können von uns in die Cloud-Umgebung konvertiert werden – Sie müssen also nicht von vorne beginnen, sondern arbeiten mit Ihren gewohnten Auditdaten, Katalogen und Historien weiter. Sprechen Sie uns beim Wechsel einfach an, wir stimmen den Ablauf der Datenübernahme individuell mit Ihnen ab.