Audits mit Excel – oder mit Audit-Software?
Die meisten QM-Teams starten mit Excel und Word – und das funktioniert erstaunlich lange. Hier lesen Sie sachlich, wo Excel im Auditmanagement reicht, wo es bricht und wie der Wechsel ohne Bruch gelingt: Excel-Import rein, Excel-Export raus.
Neun Punkte im direkten Vergleich
| Thema | Excel / Word | Audit-Software (IMS-Audit Cloud) |
|---|---|---|
| Auditprogramm / Jahresplan | Tabelle je Jahr, manuell gepflegt; Verschiebungen müssen überall nachgezogen werden | Jahres- und Gantt-Ansicht, Termine per Klick verschieben, alle Beteiligten sehen denselben Stand |
| Durchführung vor Ort | Laptop oder Ausdruck, später abtippen; Fotos und Notizen liegen woanders | Am Tablet direkt im Fragenkatalog bewerten, Feststellungen sofort erfassen; bei fehlendem Netz offline per Excel und re-importieren |
| Maßnahmen & Fristen | Eigene Liste, Erinnerungen per Hand; Überfälliges fällt erst beim nächsten Blick auf | Maßnahmen direkt aus Feststellungen, Verantwortliche und Fristen, automatische E-Mail-Eskalation, Wirksamkeitsprüfung |
| Mehrere Bearbeiter | Datei-Sperren, Kopien „_v2_final“, Versionskonflikte | Gleichzeitig im Team arbeiten, alle in Echtzeit auf demselben Stand; Rollen und Rechte je Person |
| Historie & Nachweis | Wer hat wann was geändert? Nur mit Disziplin nachvollziehbar | Feldgenaue Änderungsverfolgung, Vorjahresvergleich Frage für Frage mit Trend-Pfeilen |
| Berichte | Manuell zusammengestellt, Layout je nach Kollege anders | PDF-Berichte im Firmen-Design direkt aus den Daten, Dashboards mit Kennzahlen für die Geschäftsleitung |
| Mehrere Werke / Standorte | Eine Datei pro Standort – oder eine sehr große | Mandantenfähig: Werke, Standorte und Abteilungen sauber getrennt in einer Lizenz |
| Mehrsprachigkeit | Spalten je Sprache, Übersetzung von Hand | Oberfläche in 7 Sprachen, mehrsprachige Kataloge, Auditantworten automatisch übersetzt (DeepL-Integration) |
| Kosten | Lizenz meist vorhanden; versteckte Kosten = Arbeitszeit für Pflege und Abstimmung | Ab 49 € je Nutzer und Monat (netto), alle Module inklusive, keine Einrichtungsgebühr |
Wann Excel völlig reicht
- Sie führen wenige Audits im Jahr durch und eine Person pflegt alles allein
- Ein einzelner Standort, keine externen Beteiligten, keine Mehrsprachigkeit
- Maßnahmen sind überschaubar und werden ohnehin in Besprechungen nachgehalten
- Die Zertifizierung verlangt keine lückenlose Änderungshistorie je Feld
Wann es Zeit für Software ist
- Mehrere Auditoren oder Standorte arbeiten parallel – Dateikopien und Versionsstände werden zum Problem
- Maßnahmen gehen unter: Fristen verstreichen, niemand erinnert automatisch
- Im Zertifizierungsaudit kostet das Zusammensuchen von Nachweisen jedes Mal Stunden
- Sie brauchen den Wirksamkeitsnachweis zum Vorjahr – Frage für Frage, nicht aus dem Gedächtnis
- Lieferanten, Auditierte oder die Geschäftsleitung sollen gezielt eingebunden werden
- Berichte und Kennzahlen sollen ohne Handarbeit entstehen
Von Excel in die Cloud – ohne Bruch
Stammdaten importieren
Personen und Prozesse kommen per Excel-Import in die Cloud – Ihre vorhandenen Listen sind der Startpunkt.
Fragenkataloge übernehmen
Bewährte Prüflisten und Kataloge importieren Sie per Excel; Normkataloge gibt es fertig (separat erhältlich).
Erstes Audit am selben Tag
Kein Einführungsprojekt: In Minuten einsatzbereit, Audit anlegen, Katalog wählen, loslegen.
Excel bleibt Ihr Werkzeug
Auswertungen exportieren Sie jederzeit als Excel/CSV – und Audits lassen sich bei fehlendem Netz offline per Excel durchführen und re-importieren.
Mehr dazu: Import & Export per Excel · Audits planen & durchführen
Excel und Audit-Software
Kann ich meine bestehenden Excel-Listen übernehmen?
Ja. Stammdaten wie Personen und Prozesse sowie eigene Fragenkataloge importieren Sie per Excel in IMS-Audit Cloud. Auswertungen lassen sich jederzeit wieder als Excel/CSV exportieren.
Funktioniert Audit-Software auch ohne Internet vor Ort?
IMS-Audit Cloud läuft im Browser. Bei fehlendem Netz im Werk führen Sie das Audit offline per Excel durch und importieren die Ergebnisse anschließend zurück – so bleibt die Historie vollständig.
Lohnt sich Software schon bei wenigen Audits im Jahr?
Je weniger Audits, desto stärker zählen Maßnahmenverfolgung und Nachweise: Genau dort kostet Excel am meisten Zeit. Mit 49 € je Nutzer und Monat (netto) ist der Einstieg für ein kleines QM-Team überschaubar – alle Module inklusive, keine Einrichtungsgebühr.
Wie lange dauert die Einführung?
Kein Projekt: Zugang unter ihrefirma.ims-audit.de, Stammdaten und Kataloge per Excel importieren – das erste Audit ist am selben Tag möglich. Persönliche Einweisung zeigen wir im Termin an Ihren Themen.
Weiterlesen: Was kostet Audit-Software? · Checkliste zur Auswahl
Bringen Sie Ihre Excel-Liste mit.
Im Termin zeigen wir, wie Ihre bestehenden Kataloge und Stammdaten in IMS-Audit Cloud aussehen – an Ihren echten Themen.