Allgemeine Geschäftsbedingungen

Anbieter: Michael Simon, Oberländerstr. 17, 97828 Marktheidenfeld, Deutschland — nachfolgend „Anbieter“

Präambel

Der Anbieter ist Softwarehersteller mit Sitz in Deutschland und stellt eine cloudbasierte Software „IMS-Audit Cloud“ zur Verwaltung eines integrierten Managementsystems bereit (Auditplanung und -durchführung, Maßnahmen-/CAPA-Management, 8D-Reports/Reklamationen, Risiko- und Prozessrisikomanagement, Reporting sowie Lieferanten-/Portalzugänge) — nachfolgend „Software“ oder „SaaS-Dienst“.

Diese AGB richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.

Abschnitt A — Allgemeine Regelungen

§ A1 Geltungsbereich, Vertragssprache, anwendbares Recht, Änderungen

A1.1 Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen dem Anbieter und dem Kunden über die Bereitstellung und Nutzung der Software sowie über damit zusammenhängende Leistungen. Sie gelten in ihrer bei Vertragsschluss jeweils gültigen Fassung.

A1.2 Der Kunde bestätigt mit Vertragsschluss, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließt und Unternehmer im Sinne des § 14 BGB ist. Angebot, Nutzung und Vertragsschluss richten sich ausschließlich an Unternehmer, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

A1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter hätte ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen des Kunden die Leistung vorbehaltlos erbringt.

A1.4 Rangfolge. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (1) individuelle schriftliche Vereinbarungen zwischen den Parteien, (2) die produktspezifischen Besonderen Regelungen des Abschnitts B nebst Anlagen, (3) diese Allgemeinen Regelungen des Abschnitts A, (4) die jeweils gültige Leistungsbeschreibung/Preisliste des Anbieters.

A1.5 Änderung dieser AGB. Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies zur Anpassung an eine geänderte Rechtslage, höchstrichterliche Rechtsprechung, geänderte technische Rahmenbedingungen oder zur Anpassung des Leistungsumfangs erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen wesentlicher Hauptleistungspflichten (insbesondere Leistungsumfang und Entgelt) zum Nachteil des Kunden sind hiervon ausgenommen und bedürfen einer gesonderten Vereinbarung. Der Anbieter teilt dem Kunden die geänderten Bedingungen in Textform unter Hervorhebung der Änderungen mindestens 6 Wochen vor ihrem Wirksamwerden mit.

A1.6 Zustimmungsfiktion. Widerspricht der Kunde den geänderten Bedingungen nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform, gelten die Änderungen als genehmigt. Der Anbieter weist den Kunden in der Änderungsmitteilung gesondert auf die Bedeutung seines Schweigens sowie auf sein Widerspruchs- und Kündigungsrecht hin. Widerspricht der Kunde fristgerecht, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt; dem Anbieter steht in diesem Fall ein Kündigungsrecht zum nächsten zulässigen Kündigungstermin zu.

A1.7 Vertragssprache ist Deutsch. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und unter Ausschluss der Regelungen des internationalen Privatrechts, soweit diese zur Anwendung fremden Rechts führen würden.

§ A2 Vertragsgegenstand, Vertragsschluss, Leistungsumfang

A2.1 Gegenstand des Vertrages ist die entgeltliche Bereitstellung der Software zur Nutzung über das Internet (Software as a Service) für die Vertragslaufzeit sowie die Speicherung der vom Kunden eingestellten Daten auf den vom Anbieter genutzten Systemen. Die Software verbleibt auf den Systemen des Anbieters bzw. seines Subunternehmers; eine Überlassung der Software zum dauerhaften Verbleib beim Kunden findet nicht statt. Nutzt der Kunde die SharePoint-Ablage (§ B-SaaS 7), werden die dort abgelegten Dateien abweichend von Satz 1 in der Microsoft-365-Umgebung des Kunden gespeichert.

A2.2 Vertragsschluss. Der Vertrag kommt zustande durch Annahme der Bestellung des Kunden durch den Anbieter, spätestens mit Freischaltung des Zugangs. Der Anbieter kann die Annahme in Textform oder durch Bereitstellung des Zugangs erklären. Angaben in Leistungsbeschreibungen, Preislisten und auf der Website des Anbieters stellen, soweit nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet, eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots dar.

A2.3 Inkludierte und optionale Leistungen. Der Leistungsumfang bestimmt sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif/Paket sowie der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung. Zu unterscheiden ist zwischen inkludierten Leistungen, die im gewählten Tarif ohne gesondertes Entgelt enthalten sind, und optionalen Leistungen, die gegen gesondertes Entgelt oder nach gesonderter Bestellung hinzugebucht werden können. Welche Leistungen inkludiert und welche optional sind sowie deren konkreter Umfang ergeben sich abschließend aus dem gewählten Tarif, der Bestellung und der jeweils gültigen Preisliste/Leistungsbeschreibung.

A2.4 Drittdaten, Normkataloge, Referenzinhalte. Soweit die Software die Einbindung oder Anzeige von Inhalten Dritter ermöglicht (etwa Normkataloge, Referenzdatenbanken, regulatorische Inhalte oder sonstige externe Datenquellen), handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die ständige Verfügbarkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder inhaltliche Richtigkeit solcher Drittinhalte. Der Kunde hat die Anwendbarkeit und Aktualität normativer oder regulatorischer Inhalte eigenverantwortlich zu prüfen.

A2.5 Weiterentwicklung. Der Anbieter ist berechtigt, die Software fortlaufend weiterzuentwickeln, anzupassen und zu aktualisieren, soweit dies den vertraglich geschuldeten Leistungsumfang nicht wesentlich einschränkt und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Wartungs- und Aktualisierungsmaßnahmen kann der Anbieter durchführen; § B-SaaS 2 (Verfügbarkeit) bleibt unberührt.

A2.6 Subunternehmer. Der Anbieter ist berechtigt, zur Leistungserbringung Subunternehmer einzusetzen, insbesondere für das Hosting in einem Rechenzentrum in Deutschland (nachfolgend „Hosting-Dienstleister“). Die Verantwortung des Anbieters für die vertragsgemäße Leistungserbringung bleibt hiervon unberührt. Datenschutzrechtliche Regelungen zu Unterauftragsverarbeitern richten sich nach dem gesondert abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrag (§ A9). Dienstleister, die der Kunde selbst beauftragt, insbesondere Microsoft bei Nutzung der SharePoint-Ablage (§ B-SaaS 7), sind keine Subunternehmer des Anbieters.

§ A3 Preise, Zahlungen, Verzug, Preisanpassung

A3.1 Es gelten die bei Vertragsschluss vereinbarten Preise gemäß Bestellung und Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

A3.2 Zahlungsweise. Die Vergütung für den SaaS-Dienst ist, soweit nicht anders vereinbart, jährlich im Voraus zu zahlen. Rechnungen sind sofort ab Zugang ohne Abzug fällig.

A3.3 Einführungspreis. Sofern ein Einführungspreis vereinbart ist, gilt dieser bis zum vereinbarten Zeitpunkt. Danach gilt der jeweils vereinbarte Regelpreis. Der Anbieter weist rechtzeitig vor Ablauf des Einführungspreises auf den Übergang zum Regelpreis hin.

A3.4 Preisanpassung nach Index. Der Anbieter kann die laufenden Entgelte einmal jährlich mit Wirkung zum jeweiligen Verlängerungsdatum (§ A6.1) anpassen. Die Anpassung ist der Höhe nach begrenzt auf die prozentuale Veränderung des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Erzeugerpreisindex für Dienstleistungen, Wirtschaftszweig „Erbringung von Dienstleistungen der Informationstechnologie“ (WZ 2008, Abteilung 62), seit der letzten maßgeblichen Preisfestsetzung. Maßgeblich für die erste Anpassung ist der bei Vertragsschluss zuletzt veröffentlichte Indexstand; für jede weitere Anpassung der Indexstand der jeweils letzten Anpassung nach diesem Absatz. Wird der Index nicht mehr fortgeführt, umbasiert oder umbenannt, tritt der ihn ersetzende amtliche Index bzw. die vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Verkettung an seine Stelle. Sinkt der Index seit der letzten maßgeblichen Preisfestsetzung, ist der Anbieter zur entsprechenden Absenkung verpflichtet. Der Anbieter kündigt die Anpassung spätestens 8 Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an; unterlässt der Anbieter eine mögliche Anpassung, liegt darin kein Verzicht für spätere Zeiträume.

A3.5 Weitergabe von Drittkosten. Soweit der Anbieter zur Leistungserbringung wiederkehrende Leistungen Dritter bezieht (insbesondere Rechenzentrums-, Hosting-, Cloud-, Software-, Schnittstellen- oder LLM-/KI-Leistungen; vgl. § A2.6), gilt Folgendes: Ändern sich die dem jeweiligen Entgelt zugrunde liegenden, an Dritte zu zahlenden Bezugskosten gegenüber dem Stand bei Vertragsschluss oder der letzten Anpassung nach diesem Absatz — bei mehreren Drittanbietern gewichtet nach ihrem Anteil am Bezugsvolumen im vorangegangenen Abrechnungszeitraum — um mehr als 15 %, kann der Anbieter die betroffenen Entgelte in dem Umfang anpassen, der dem Anteil dieser Drittkosten an den jeweiligen Entgelten entspricht. Die Anpassung ist auf die Weitergabe der tatsächlichen Kostenänderung begrenzt und darf keine Erhöhung der Marge des Anbieters bewirken. Die betroffenen Drittleistungen und die Gewichtung nach dem Bezugsvolumen weist der Anbieter dem Kunden auf Verlangen in Textform nach. Eine Anpassung nach A3.4 und nach diesem Absatz für denselben Zeitraum erfolgt nur unter wechselseitiger Anrechnung; dieselbe Kostenänderung wird nicht doppelt berücksichtigt. Bei einer Kostensenkung um mehr als 15 % ist die entsprechende Absenkung ebenfalls verpflichtend. Der Anbieter kündigt die Anpassung spätestens 6 Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an.

A3.6 Sonderkündigungsrecht bei Preisanpassung. Im Fall einer Preiserhöhung nach A3.4 oder A3.5 kann der Kunde den betroffenen Vertrag innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Ankündigung mit Wirkung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung in Textform kündigen. Reine Anpassungen nach dem Index (A3.4) berechtigen nur dann zur Sonderkündigung, soweit die Erhöhung 5 % gegenüber der letzten Preisfestsetzung übersteigt. Bei einer Anpassung nach A3.5 besteht das Sonderkündigungsrecht ohne diese Schwelle.

A3.7 Verzug. Kommt der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen (§§ 286, 288 BGB); der Verzugszins beträgt für Entgeltforderungen im unternehmerischen Geschäftsverkehr neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Anbieter ist bei erheblichem Zahlungsverzug nach vorheriger Ankündigung und Fristsetzung berechtigt, den Zugang zu sperren (§ A6.5); die Zahlungspflicht des Kunden bleibt unberührt.

A3.8 Aufrechnung/Zurückbehaltung. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.

§ A4 Mitwirkungspflichten des Kunden

A4.1 Zugangsdaten. Der Kunde hat Zugangsdaten, Kennwörter und Zugangsmittel geheim zu halten, vor dem Zugriff Dritter zu schützen und den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn der Verdacht besteht, dass Zugangsdaten unbefugt genutzt werden. Der Kunde ist für Handlungen verantwortlich, die über seine Zugänge vorgenommen werden.

A4.2 Authentifizierung. Die Anmeldung erfolgt über die vom Anbieter bereitgestellten Authentifizierungsverfahren. Die konkrete Ausgestaltung ergibt sich aus dem Bestell- und Registrierungsprozess.

A4.3 Rechtmäßigkeit der Inhalte. Der Kunde ist allein verantwortlich für die von ihm oder seinen Nutzern eingestellten Inhalte und Daten sowie deren rechtmäßige Verarbeitung. Der Kunde sichert zu, dass die eingestellten Inhalte frei von Rechten Dritter sind, die einer vertragsgemäßen Nutzung entgegenstehen, und dass ihre Verarbeitung nicht gegen geltendes Recht verstößt.

A4.4 Freistellung. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden oder seine Nutzer oder auf von ihm eingestellten Inhalten beruhen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung, soweit der Kunde die Rechtsverletzung zu vertreten hat.

A4.5 Portal-/Drittnutzer. Bindet der Kunde über Lieferanten-/Portalzugänge Dritte (etwa Lieferanten) ein, ist er dafür verantwortlich, dass diese die vertraglichen Nutzungsregelungen einhalten. Der Kunde bleibt gegenüber dem Anbieter für die Nutzung durch die von ihm eingebundenen Dritten verantwortlich.

A4.6 Datensicherung im Verantwortungsbereich des Kunden. Der Kunde bleibt für die Kontrolle der von ihm eingestellten Daten verantwortlich und exportiert diese im Rahmen der bereitgestellten Funktionen in dem für seine Zwecke erforderlichen Umfang. Ergänzende Backup-Regelungen des Anbieters ergeben sich aus § A7.7 und § B-SaaS 2.

§ A5 Nutzungsrechte

A5.1 Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages das einfache, nicht ausschließliche, nicht unterlizenzierbare und nicht übertragbare Recht ein, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang über das Internet für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. Das Nutzungsrecht ist auf die Vertragslaufzeit beschränkt und endet mit Vertragsbeendigung.

A5.2 Die Nutzung ist, soweit nicht anders vereinbart, an personenbezogene Nutzerkonten (Named-User) gebunden. Zu unterscheiden sind interne Voll-Nutzer des Kunden (Programm-Benutzer) und externe Portal-Nutzer (etwa Lieferanten), deren Funktionsumfang eingeschränkt ist; im jeweiligen Tarif ist ein paketabhängiges Kontingent externer Portal-Nutzer enthalten, dessen Anzahl sich aus der Preisliste/Leistungsbeschreibung ergibt; darüber hinausgehende Portal-Zugänge setzen einen Tarifwechsel voraus. Die zulässige Zahl und Art der Nutzer ergibt sich aus dem gewählten Tarif und der Bestellung. Die Neuzuweisung eines Nutzerkontos auf eine andere Person ist zulässig, sofern die ursprüngliche Person dauerhaft keinen Zugriff mehr benötigt.

A5.3 Eine über den vereinbarten Umfang hinausgehende Nutzung, insbesondere eine gemeinsame Nutzung eines Named-User-Kontos durch mehrere Personen oder die entgeltliche Überlassung an Dritte, ist unzulässig. Bei einer den vereinbarten Umfang überschreitenden Nutzung kann der Anbieter eine Anpassung des Tarifs und eine entsprechende Nachvergütung verlangen.

A5.4 Alle Rechte an der Software, insbesondere Urheber-, Marken- und sonstige Schutzrechte, verbleiben beim Anbieter bzw. dessen Lizenzgebern. Rechte an den vom Kunden eingestellten Inhalten und Daten verbleiben beim Kunden. Dies gilt auch für die vom Kunden oder seinen Benutzern mithilfe der Software erzeugten Ergebnisinhalte (insbesondere Auditberichte, Auswertungen, Dashboards, 8D- und Maßnahmenberichte sowie Export-Dateien); der Kunde ist berechtigt, diese Ergebnisinhalte zeitlich und räumlich unbeschränkt und auch nach Vertragsende für eigene betriebliche und Compliance-Zwecke zu nutzen, zu vervielfältigen und an Dritte (z. B. Auditoren, Behörden, Geschäftspartner) weiterzugeben.

§ A6 Laufzeit, Kündigung, Sperrung

A6.1 Laufzeit. Der Vertrag beginnt mit Freischaltung des Zugangs und hat eine Mindestlaufzeit von einem Jahr.

A6.2 Verlängerung. Der Vertrag verlängert sich um jeweils 1 Jahr, sofern er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.

A6.3 Form. Kündigungen bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

A6.4 Außerordentliche Kündigung. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor bei erheblichem Zahlungsverzug des Kunden trotz Mahnung und Fristsetzung oder bei schwerwiegender, trotz Abmahnung fortgesetzter vertragswidriger Nutzung.

A6.5 Sperrung. Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang vorübergehend zu sperren, wenn ein erheblicher Zahlungsverzug oder eine erhebliche, den Betrieb oder die Sicherheit der Software gefährdende vertragswidrige Nutzung vorliegt. Die Sperrung wird, soweit möglich, zuvor angekündigt und ist auf das Erforderliche zu beschränken. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt während einer vom Kunden zu vertretenden Sperrung bestehen.

A6.6 Die Regelungen zum Datenexport und zur Löschung nach Vertragsende (§ B-SaaS 4) sowie zum Anbieterwechsel (§ B-SaaS 5, Anlage 1) gelten unabhängig vom Kündigungsgrund.

§ A7 Gewährleistung und Haftung

A7.1 Rechtsnatur. Die Bereitstellung der Software als SaaS-Dienst ist schwerpunktmäßig als Mietvertrag über die zeitweise Nutzung einer Sache/eines digitalen Guts einzuordnen (§§ 535 ff. BGB); ergänzend können dienst- und werkvertragliche Elemente hinzutreten. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand während der Vertragslaufzeit.

A7.2 Mängelrechte. Für Mängel des SaaS-Dienstes gelten die mietrechtlichen Vorschriften, soweit in diesen AGB nichts anderes bestimmt ist. Unerhebliche Beeinträchtigungen der Gebrauchstauglichkeit bleiben außer Betracht. Der Kunde hat Mängel unverzüglich anzuzeigen (§ 536c BGB).

A7.3 Ausschluss der verschuldensunabhängigen Haftung für anfängliche Mängel. Die verschuldensunabhängige Garantiehaftung des Anbieters für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB wird ausgeschlossen. Die Haftung des Anbieters für anfängliche Mängel setzt Verschulden voraus. Die Haftung nach den nachfolgenden Absätzen bleibt unberührt.

A7.4 Haftung. Der Anbieter haftet unbeschränkt (a) bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, (b) bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, (c) nach dem Produkthaftungsgesetz sowie (d) im Umfang einer übernommenen Garantie. Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht — einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

A7.5 Haftungshöchstgrenze. Die Haftung des Anbieters für einfach fahrlässige Verletzungen wesentlicher Vertragspflichten (A7.4) ist der Höhe nach begrenzt auf die vom Kunden im Vertragsjahr des schadensauslösenden Ereignisses gezahlte Nettojahresvergütung. Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht in den Fällen des A7.4 lit. (a) bis (d).

A7.6 Verjährung. Ansprüche des Kunden wegen Mängeln und allgemein wegen Schäden verjähren in 12 Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht für Ansprüche aus den Fällen des A7.4 lit. (a) bis (d) sowie für Schadensersatzansprüche wegen der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit; insoweit gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.

A7.7 Datenverlust/Backup. Der Anbieter führt im Rahmen des SaaS-Betriebs regelmäßige Datensicherungen nach dem Stand der Technik durch (§ B-SaaS 2). Dateien in der SharePoint-Ablage sind hiervon ausgenommen (§ B-SaaS 7.4). Für den Fall eines vom Anbieter zu vertretenden Datenverlusts ist die Haftung des Anbieters auf den Aufwand beschränkt, der zur Wiederherstellung der Daten bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden erforderlich gewesen wäre; die Haftungsregelungen des A7.4 bleiben unberührt. Der Kunde bleibt verpflichtet, im Rahmen der bereitgestellten Exportfunktionen selbst für die Sicherung der für ihn wesentlichen Daten zu sorgen (§ A4.6).

§ A8 Vertraulichkeit

A8.1 Die Parteien verpflichten sich, alle als vertraulich gekennzeichneten oder ihrer Natur nach vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werden, geheim zu halten, nur für Zwecke der Vertragsdurchführung zu verwenden und Dritten nicht zugänglich zu machen.

A8.2 Ausgenommen sind Informationen, die (a) allgemein bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf einer Pflichtverletzung beruht, (b) der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren, (c) rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder (d) aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher/gerichtlicher Anordnung offenzulegen sind.

A8.3 Die Vertraulichkeitspflicht besteht für die Dauer des Vertrages und für drei Jahre nach dessen Beendigung fort. Regelungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen nach dem GeschGehG bleiben unberührt.

§ A9 Datenschutz

A9.1 Soweit der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser AVV ist gegenüber diesen AGB in datenschutzrechtlichen Fragen vorrangig.

A9.2 Der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) für die von ihm eingestellten personenbezogenen Daten. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (§ A2.6) und die Rechte und Pflichten der Parteien im Übrigen richten sich nach dem AVV.

§ A10 Höhere Gewalt

A10.1 Keine Partei haftet für die Nichterfüllung vertraglicher Pflichten, soweit diese auf höherer Gewalt beruht. Als höhere Gewalt gelten unvorhersehbare, außerhalb des Einflussbereichs der betroffenen Partei liegende Ereignisse, die auch bei Anwendung angemessener Sorgfalt nicht abgewendet werden können, insbesondere Naturkatastrophen, Krieg, Terror, Pandemien, Streiks (soweit nicht im eigenen Betrieb schuldhaft verursacht), Ausfälle von Telekommunikations- oder Energienetzen sowie großflächige Cyberangriffe.

A10.2 Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich über Eintritt und voraussichtliche Dauer. Für die Dauer der höheren Gewalt sind die betroffenen Leistungspflichten suspendiert. Dauert das Ereignis länger als 60 Tage an, kann jede Partei den Vertrag außerordentlich kündigen.

§ A11 Schlussbestimmungen

A11.1 Gerichtsstand. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag der Sitz des Anbieters. Der Anbieter ist auch berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden oder an besonderen gesetzlichen Gerichtsständen zu klagen.

A11.2 Textform. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses. Individuelle Vertragsabreden (§ 305b BGB) bleiben unberührt.

A11.3 Abtretung. Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte übertragen. § 354a HGB bleibt unberührt.

A11.4 Salvatorische Klausel. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

Abschnitt B — Besondere Regelungen

B-SaaS — Cloud-Auditmanagement-Software

§ B-SaaS 1 Leistungsumfang

B-SaaS 1.1 Der Anbieter stellt die Software als browserbasierte Anwendung über das Internet zur Nutzung bereit. Der Zugang erfolgt über einen aktuellen, gängigen Internetbrowser. Der Anbieter benennt die unterstützten Browser und Endgeräte-/Systemvoraussetzungen in der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung. Für die Bereitstellung eines geeigneten Internetzugangs sowie kompatibler Endgeräte ist der Kunde verantwortlich.

B-SaaS 1.2 Dem Kunden wird eine eigene Datenbankinstanz zugeordnet; die Bereitstellung erfolgt mandantenfähig unter einer kundenspezifischen Subdomain [kunde].ims-audit.de. Eine logische Trennung der Kundendaten von Daten anderer Kunden wird gewährleistet.

B-SaaS 1.3 Der funktionale Leistungsumfang (inkludierte und optionale Funktionen) ergibt sich aus dem gewählten Tarif und der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung (§ A2.3). Zum Funktionsspektrum gehören insbesondere Auditplanung und -durchführung, Maßnahmen-/CAPA-Management, 8D-Reports/Reklamationen, Risiko- und Prozessrisikomanagement, Reporting sowie Lieferanten-/Portalzugänge.

B-SaaS 1.4 Übergabepunkt. Der Verantwortungsbereich des Anbieters endet am Übergabepunkt zum Internet (Ausgang des vom Hosting-Dienstleister genutzten Rechenzentrums). Die Übertragungsqualität außerhalb dieses Bereichs, insbesondere über das öffentliche Internet und im Netz des Kunden, schuldet der Anbieter nicht.

§ B-SaaS 2 Verfügbarkeit, Wartung

B-SaaS 2.1 Mindestverfügbarkeit. Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst ununterbrochene Verfügbarkeit der Software und stellt sie mit einer Verfügbarkeit von 98,5 % im Jahresmittel bereit, gemessen am Übergabepunkt (§ B-SaaS 1.4). Bei diesem Wert handelt es sich um einen angestrebten Durchschnittswert; eine darüber hinausgehende, insbesondere ununterbrochene oder verschuldensunabhängige Verfügbarkeit wird nicht geschuldet.

B-SaaS 2.2 Nicht angerechnete Zeiten. Nicht als Nichtverfügbarkeit gelten insbesondere Zeiten geplanter, angekündigter Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten sowie Beeinträchtigungen oder Ausfälle, die auf Umständen außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters beruhen (insbesondere höhere Gewalt, Störungen der Internet- oder Netzinfrastruktur Dritter, Ausfälle des Hosting-Dienstleisters oder sonstiger Vorleistungen Dritter, Fehlbedienung oder nicht vertragsgemäße Nutzung durch den Kunden). Geplante Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten führt der Anbieter möglichst außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch und kündigt sie, soweit möglich, mit angemessenem Vorlauf an. Für die SharePoint-Ablage gilt ergänzend § B-SaaS 7.7.

B-SaaS 2.3 Keine gesonderten Verfügbarkeitsansprüche. Aus einer Unterschreitung des in B-SaaS 2.1 genannten Werts folgen keine eigenständigen Ansprüche des Kunden; insbesondere besteht kein Anspruch auf Gutschriften, Vertragsstrafen oder Rückvergütung von Entgelten. Die gesetzlichen Mängelrechte und die Haftungsregelungen nach § A7 bleiben unberührt.

B-SaaS 2.4 Datensicherung. Der Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen nach dem Stand der Technik durch. Dateien in der SharePoint-Ablage (§ B-SaaS 7) sind nicht Gegenstand dieser Datensicherung. Sicherungsintervall, Aufbewahrungsdauer und Verfahren ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung. Eine Verschlüsselung ruhender Daten (Verschlüsselung „at rest“) erfolgt nach folgendem Verfahren: Sicherungskopien werden verschlüsselt an einen zweiten Standort repliziert; die Übertragung erfolgt ausschließlich transportverschlüsselt (TLS). Eine Vollverschlüsselung des Produktivsystems wird nicht zugesagt, soweit sie nicht eingerichtet ist.

§ B-SaaS 3 Nutzungsrechte (Named-User, Portal)

B-SaaS 3.1 Ergänzend zu § A5 gilt: Die Nutzung erfolgt über personenbezogene Named-User-Konten. Interne Voll-Nutzer des Kunden erhalten Zugriff im vertraglich vereinbarten Funktionsumfang; externe Portal-Nutzer (z. B. Lieferanten) erhalten einen funktional eingeschränkten Zugang im Rahmen der Lieferanten-/Portalfunktionen. Im jeweiligen Tarif ist ein paketabhängiges Kontingent externer Portal-Nutzer enthalten; die Anzahl ergibt sich aus der Preisliste/Leistungsbeschreibung. Darüber hinausgehende Portal-Zugänge setzen einen Tarifwechsel voraus.

B-SaaS 3.2 Der Kunde verwaltet die Nutzerkonten im Rahmen der bereitgestellten Administrationsfunktionen und ist für die ordnungsgemäße Vergabe und den Entzug von Berechtigungen verantwortlich.

§ B-SaaS 4 Datenexport und Löschung nach Vertragsende

B-SaaS 4.1 Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden dessen Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zum Export bereit. Der Umfang der exportierbaren Daten ergibt sich aus Anlage 1.

B-SaaS 4.2 Nach Ablauf der Bereitstellungsfrist (B-SaaS 4.1) löscht der Anbieter die Kundendaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Datenschutzrechtliche Lösch- und Rückgabepflichten richten sich vorrangig nach dem AVV (§ A9).

B-SaaS 4.3 Für Dateien in der SharePoint-Ablage gilt § B-SaaS 7.8.

§ B-SaaS 5 Anbieterwechsel und Datenportabilität (Data Act)

B-SaaS 5.1 Der Anbieter ermöglicht dem Kunden den Wechsel zu einem anderen Anbieter eines Datenverarbeitungsdienstes desselben Diensttyps oder die Überführung in eine On-Premise-Infrastruktur nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), insbesondere deren Kapitel VI. Der Anbieter beseitigt vorbestehende Hindernisse, die einem Wechsel entgegenstehen (Art. 23 Data Act).

B-SaaS 5.2 Der Anbieter stellt dem Kunden und dem aufnehmenden Anbieter die zur Datenübertragbarkeit erforderlichen offenen Schnittstellen sowie die erforderliche Dokumentation nach Maßgabe des Art. 30 Data Act zur Verfügung. Der Kunde kann seine exportierbaren Daten und digitalen Assets in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

B-SaaS 5.3 Der Wechselvorgang, Mitwirkungspflichten der Parteien, Übergangsfristen und etwaige nach dem Data Act zulässige Entgelte richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben (insbesondere Art. 23 bis 25 Data Act) und der vorvertraglichen Information des Anbieters. Der Anbieter und der Kunde wirken beim Wechsel konstruktiv zusammen, um die Kontinuität des Dienstes zu wahren.

B-SaaS 5.4 Welche Daten exportierbar und welche nicht exportierbar sind, ergibt sich aus Anlage 1. Etwaige Ausnahmen von der Exportierbarkeit dürfen den Anbieterwechsel nicht behindern.

§ B-SaaS 6 Support, Servicezeiten

B-SaaS 6.1 Ein über die Bereitstellung der Software nach diesen Bedingungen hinausgehender Support ist nicht geschuldet, soweit nicht gesondert vereinbart. Eine bestimmte Erreichbarkeit oder bestimmte Servicezeiten sind, soweit nicht gesondert vereinbart, ebenfalls nicht geschuldet.

B-SaaS 6.2 Der Anbieter ist berechtigt, die Software im Rahmen der Weiterentwicklung (§ A2.5) durch Updates und Aktualisierungen zu pflegen; ein Anspruch des Kunden auf bestimmte Support-, Pflege- oder Beratungsleistungen wird hierdurch nicht begründet. Etwaige gesondert vereinbarte Support- oder Serviceleistungen richten sich nach der jeweiligen individuellen Vereinbarung.

§ B-SaaS 7 SharePoint-Ablage

B-SaaS 7.1 Gegenstand. Die Software ermöglicht es, vom Kunden und seinen Nutzern hochgeladene Dokumente und Bilder (nachfolgend „Dateien“) statt auf den Systemen des Anbieters in einer SharePoint-Website abzulegen, die der Kunde in seiner eigenen Microsoft-365-Umgebung betreibt (nachfolgend „SharePoint-Ablage“). Erfasst sind Dateien, die an Audits, Fragen eines Auditfragenkatalogs, Maßnahmen, Reklamationen, Dokumenten der Dokumentenlenkung, Qualifikationen und Prüfmitteln hochgeladen werden. Alle übrigen Daten verbleiben auf den Systemen des Anbieters, insbesondere die Eingaben in Datensätzen, Stammdaten, Benutzerkonten, Protokolle, Personenfotos und Firmenlogos sowie die Verwaltungsangaben zu den Dateien (Name, Größe, Dateityp, Zuordnung und Kennung in der SharePoint-Ablage).

B-SaaS 7.2 Nutzung und Einrichtung. Die Nutzung der SharePoint-Ablage ist freiwillig. Sie beginnt, sobald ein Administrator des Kunden in den Einstellungen der Software die SharePoint-Ablage als Ablageort wählt; ab diesem Zeitpunkt werden neu hochgeladene Dateien dort abgelegt. Stellt der Kunde den Ablageort zurück, werden neue Dateien wieder auf den Systemen des Anbieters abgelegt; bereits in der SharePoint-Ablage liegende Dateien verbleiben dort. Voraussetzung ist, dass der Kunde eine eigene SharePoint-Website anlegt, der Anwendung „IMS-Audit Cloud Dokumentablage“ des Anbieters in seiner Microsoft-365-Umgebung die Zustimmung erteilt und ihr die Website freigibt. Die Anwendung erhält ausschließlich die Berechtigung „Sites.Selected“ und damit Zugriff nur auf die freigegebene Website. Die Zugriffsrechte innerhalb der Website vergibt und verwaltet der Kunde in eigener Verantwortung.

B-SaaS 7.3 Zugriff des Anbieters. Der Anbieter greift auf die SharePoint-Ablage nur zu, um Dateien auf Veranlassung der Nutzer des Kunden abzulegen, abzurufen und zu löschen, um die Verbindung auf Veranlassung des Kunden zu prüfen und um einen Umzug nach B-SaaS 7.6 durchzuführen. Beim Ablegen und Abrufen werden die Dateien über die Systeme des Anbieters übertragen. Vor dem Ablegen einer neu hochgeladenen Datei prüft der Anbieter Dateityp, Dateisignatur, Größe und Schadsoftware; nach dem Ablegen prüft er, ob die Datei vollständig abgelegt wurde. Eine dauerhafte Kopie der Datei verbleibt nicht auf den Systemen des Anbieters. Löscht ein Nutzer in der Software eine Datei oder einen Datensatz, dem Dateien zugeordnet sind, löscht der Anbieter die betreffenden Dateien auch in der SharePoint-Ablage.

B-SaaS 7.4 Speicherort und Datensicherung. Den Speicherort der Dateien in der SharePoint-Ablage bestimmen der Vertrag des Kunden mit Microsoft und die Einstellungen seiner Microsoft-365-Umgebung. Microsoft wird insoweit auf Grundlage dieses Vertrags tätig und ist weder Subunternehmer des Anbieters (§ A2.6) noch Unterauftragsverarbeiter des Anbieters im Sinne des AVV. Dateien in der SharePoint-Ablage sind nicht Gegenstand der Datensicherung des Anbieters (§ A7.7, § B-SaaS 2.4). Für ihre Sicherung, Wiederherstellung, Versionierung und Aufbewahrung ist allein der Kunde verantwortlich.

B-SaaS 7.5 Änderungen in SharePoint. Ändert, verschiebt oder löscht der Kunde Dateien unmittelbar in SharePoint, liegen die Folgen in seinem Verantwortungsbereich, insbesondere wenn eine Datei danach in der Software nicht mehr abrufbar ist oder nicht mehr dem hochgeladenen Stand entspricht. Unmittelbar in SharePoint geänderte Dateien werden vom Anbieter nicht erneut geprüft. SharePoint ergänzt beim Ablegen von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien Verwaltungsangaben in der Datei; der Inhalt bleibt dabei unverändert, die Datei ist jedoch nicht mehr byte-identisch mit der hochgeladenen Datei. Dies stellt keinen Mangel der Software dar.

B-SaaS 7.6 Umzug vorhandener Dateien. Auf ausdrückliche Veranlassung eines Administrators des Kunden in den Einstellungen der Software verschiebt der Anbieter die auf seinen Systemen liegenden Dateien in die SharePoint-Ablage („Umzug“); ohne diese Veranlassung werden vorhandene Dateien nicht verschoben. Jede Datei wird erst in der SharePoint-Ablage abgelegt und gegengeprüft und danach auf den Systemen des Anbieters gelöscht. In bereits bestehenden Datensicherungen des Anbieters bleibt sie bis zum Ablauf der regulären Aufbewahrungsdauer der Sicherungen (derzeit 30 Tage) enthalten. Ein Rückumzug auf die Systeme des Anbieters ist nicht geschuldet.

B-SaaS 7.7 Verfügbarkeit. Nicht als Nichtverfügbarkeit des SaaS-Dienstes (§ B-SaaS 2.2) gilt, wenn Dateien in der SharePoint-Ablage aus Gründen nicht abgelegt oder abgerufen werden können, die in der Microsoft-365-Umgebung des Kunden oder bei Microsoft liegen, insbesondere bei Störungen, Wartungsarbeiten oder Zugriffsbeschränkungen von Microsoft, bei Änderungen der Zugriffsrechte, der Freigabe oder der Zustimmung durch den Kunden sowie bei Löschung oder Verschiebung der SharePoint-Website.

B-SaaS 7.8 Vertragsende. Dateien in der SharePoint-Ablage befinden sich bereits beim Kunden; sie liegen dort in lesbaren Ordnern und unter ihren ursprünglichen Dateinamen. Sie werden vom Anbieter weder herausgegeben noch gelöscht; § B-SaaS 4 gilt insoweit nur für die Verwaltungsangaben. Nach Vertragsende greift der Anbieter nicht mehr auf die SharePoint-Ablage zu. Der Kunde entzieht der Anwendung „IMS-Audit Cloud Dokumentablage“ nach Vertragsende die Freigabe der Website und die Zustimmung in seiner Microsoft-365-Umgebung.

B-SaaS 7.9 Datenschutz. Soweit der Anbieter beim Ablegen, Abrufen, Prüfen, Umziehen und Löschen von Dateien personenbezogene Daten verarbeitet, geschieht dies als Auftragsverarbeitung nach dem AVV. Die Wahl der SharePoint-Ablage als Ablageort und die Veranlassung eines Umzugs gelten als dokumentierte Weisung des Kunden. Für die Speicherung der Dateien in der SharePoint-Ablage und für das Vertragsverhältnis mit Microsoft, einschließlich etwaiger Übermittlungen in Drittländer, ist der Kunde verantwortlich.

Anlage 1 — Exportierbare und nicht exportierbare Daten (Data Act, VO (EU) 2023/2854)

Diese Anlage konkretisiert § B-SaaS 5. Sie ordnet die im SaaS-Dienst verarbeiteten Datenkategorien danach, ob sie im Rahmen des Anbieterwechsels/der Datenportabilität exportierbar sind. Nicht exportierbare Kategorien betreffen ausschließlich anbieterinterne, nicht kundenspezifische Daten; die dortigen Ausnahmen dürfen den Anbieterwechsel nicht behindern.

Stand: 05.10.2026 · Version V2 · AGB als PDF herunterladen