Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Erklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website (www.ims-audit.de) einschließlich ihrer englischsprachigen Seiten sowie beim Abruf unserer Downloads (download.ims-audit.de). Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser Erklärung. Hinweise zur Datenverarbeitung innerhalb der Anwendung selbst (app.ims-audit.de bzw. Ihr firmeneigener Zugang) erhalten Sie im Rahmen des Vertrags bzw. der Auftragsverarbeitung; für die iPad-App IMS-Audit Mobile siehe Abschnitt 9.

1. Verantwortlicher

Simon-Softwareentwicklung
Michael Simon
Oberländerstraße 17, 97828 Marktheidenfeld
Telefon: +49 9391 916621
E-Mail: anfrage@ims-audit.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) liegen bei uns nicht vor. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Hosting

Website: Diese Website wird bei einem Anbieter mit Serverstandort in Deutschland (1&1 / IONOS SE, Montabaur) gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Anbieter in unserem Auftrag technisch notwendige Daten (siehe Server-Logfiles). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Download-Bereich und Anwendung: Der Download-Bereich (download.ims-audit.de) sowie die Cloud-Anwendung (app.ims-audit.de bzw. firmeneigene Zugänge) werden auf einem eigenen, dedizierten Server in einem zertifizierten Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben. Die Daten verlassen Deutschland nicht. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Beim Abruf von Downloads fallen die unter „Server-Logfiles" beschriebenen Daten an; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Bereitstellung der Software-Downloads).

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website und beim Abruf von Downloads werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• Browsertyp und -version, Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website (z. B. Missbrauchserkennung) und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Sie werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht bzw. anonymisiert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Es werden keine Nutzungsprofile gebildet und keine Daten zu Werbezwecken erhoben.

5. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Drittanbietern (z. B. Google Fonts); es werden dabei keine Daten an Dritte übertragen.

6. Kontaktaufnahme und Anfrageformulare

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Auf dieser Website stehen Ihnen Anfrageformulare zur Verfügung: der Angebots-Assistent, die Terminanfrage, das allgemeine Kontaktformular sowie die Lizenzanfrage zur Desktop-Version. Wenn Sie ein Formular absenden, verarbeiten wir die dort eingegebenen Angaben (etwa Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie – je nach Formular – Ihre Angaben zu Teamgröße, Normen, Anliegen oder Wunschterminen) ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS); die Daten werden auf dem Webserver nicht dauerhaft gespeichert, sondern per E-Mail an uns weitergeleitet.

Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um Ihre Anfrage bearbeiten und beantworten zu können. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich zur Bereitstellung verpflichtet; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Alle übrigen Angaben sind freiwillig. Für den Empfang und den Versand unserer E-Mails – einschließlich der automatischen Eingangsbestätigung – nutzen wir die E-Mail-Dienste unseres Hosting-Anbieters IONOS SE mit Serverstandort in Deutschland.

Nach dem Absenden erhalten Sie an die angegebene E-Mail-Adresse eine automatische Eingangsbestätigung mit den von Ihnen gemachten Angaben; bei Terminanfragen enthält diese zusätzlich eine Kalenderdatei (ICS) mit Ihrem Wunschtermin. Zum Schutz vor Missbrauch setzen die Formulare eine automatisierte Spam-Erkennung ohne Einbindung von Drittanbietern ein.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. für Geschäftskorrespondenz nach HGB/AO) entgegenstehen.

Chat auf der Website

Auf unseren Seiten steht ein Chat zur Verfügung, in dem ein KI-Modell Fragen zu IMS-Audit beantwortet. Er wird nur aktiv, wenn Sie das Chatfenster öffnen und eine Frage absenden. Verarbeitet werden der Text Ihrer Fragen, die Seite, auf der Sie fragen, und die Antworten des Assistenten. Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten wie Namen oder Kontaktdaten und keine vertraulichen Informationen ein.

Anbieter des KI-Modells: Die Antworten erzeugt ein KI-Modell von Anthropic. Unser Vertragspartner und Auftragsverarbeiter ist die Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Irland). Dazu werden Ihre Frage und der bisherige Gesprächsverlauf an Anthropic übermittelt und auch in den USA verarbeitet (durch die Anthropic, PBC, San Francisco). Mit Anthropic besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Data Processing Addendum als Teil der Vertragsbedingungen); die Übermittlung in die USA ist durch die darin vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nach den Vertragsbedingungen darf Anthropic die Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwenden.

Speicherung: Der Gesprächsverlauf wird auf unserem Webserver (IONOS, Deutschland) 24 Stunden lang gespeichert. So können Sie das Gespräch beim Wechsel auf eine andere Seite fortsetzen und es – nur wenn Sie das möchten – über die Schaltfläche „An das IMS-Audit-Team senden“ Ihrer Kontaktanfrage beifügen. Um die Antworten des Assistenten zu verbessern, speichern wir die Fragen und Antworten außerdem ohne IP-Adresse für 30 Tage. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen je IP-Adresse; dafür wird die IP-Adresse nur als nicht rückrechenbarer Hashwert verwendet und nach spätestens zwei Tagen gelöscht. Cookies oder andere Speicher in Ihrem Browser verwendet der Chat nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Fragen von Interessenten und Kunden schnell zu beantworten) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Frage der Anbahnung eines Vertrags dient. Die Antworten werden automatisch erzeugt und können Fehler enthalten; verbindlich sind allein unsere Angebote, Verträge und AGB.

7. Newsletter (CleverReach)

Auf unserer Website können Sie sich für unseren Newsletter mit Neuigkeiten zu IMS-Audit Cloud anmelden. Für die Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse. Wir verwenden das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail; erst wenn Sie den darin enthaltenen Link anklicken, wird Ihre Adresse in den Verteiler aufgenommen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Für den Versand setzen wir den Dienst CleverReach (CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede) als Auftragsverarbeiter ein; mit CleverReach besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet. Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich für den Newsletter-Versand genutzt und nicht an sonstige Dritte weitergegeben.

Nachweis der Anmeldung: Zum Nachweis Ihrer Einwilligung werden bei der Anmeldung und bei der Bestätigung jeweils Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) protokolliert und gespeichert, solange Sie den Newsletter abonniert haben.

Erfolgsmessung: Die Newsletter enthalten ein sogenanntes Zählpixel sowie nachverfolgbare Links. Damit können wir auswerten, ob ein Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt wurden (Reichweitenmessung), um unsere Inhalte zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung im Rahmen der Newsletter-Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); mit der Abmeldung vom Newsletter endet auch diese Auswertung.

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen – über den Abmeldelink am Ende jeder Ausgabe oder per Nachricht an den oben genannten Verantwortlichen. Mit der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem Verteiler entfernt; Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Empfänger, Drittländer und Datensicherheit

Empfänger: Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, soweit dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Empfänger sind die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter (Website-Hosting, E-Mail-Dienste, Newsletter-Versand, Chat) sowie – im Rahmen gesetzlicher Pflichten – Behörden, unser Steuerberater oder eine Rechtsberatung. Ein Verkauf oder eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

Drittländer: Mit einer Ausnahme verarbeiten alle eingesetzten Dienstleister die Daten auf Servern in Deutschland; eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet insoweit nicht statt. Die Ausnahme ist der Chat auf der Website: Wenn Sie ihn nutzen, werden Ihre Eingaben im Chat an Anthropic in den USA übermittelt, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln (siehe Chat auf der Website in Abschnitt 6).

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Datensicherheit: Diese Website wird ausschließlich verschlüsselt ausgeliefert (TLS/HTTPS); auch Ihre Formulareingaben werden verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Veränderung und unbefugten Zugriff zu schützen.

9. iPad-App IMS-Audit Mobile

Die App IMS-Audit Mobile ist eine Ergänzung zu IMS-Audit Cloud. Sie überträgt Audits Ihrer Firma auf das iPad, damit sie vor Ort auch ohne Netz durchgeführt werden können, und überträgt die Ergebnisse anschließend zurück. Nutzen können sie nur Personen mit einem Zugang zu IMS-Audit Cloud, deren Firma die App freigeschaltet hat. Verantwortlich für die Audit-Daten ist Ihre Firma als Kundin von IMS-Audit Cloud; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach dem mit Ihrer Firma geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Verarbeitete Daten: Ihre Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Name), eine zufällige Kennung der App-Installation für die Geräteverwaltung sowie die Inhalte der Audits (Bewertungen, Notizen, Feststellungen, Maßnahmen, Fotos, Unterschriften und die Namen der beteiligten Personen).

Speicherung und Übertragung: Die Daten liegen auf dem iPad verschlüsselt im geschützten Bereich der App und werden nur verschlüsselt (HTTPS) mit den Servern von IMS-Audit Cloud in Deutschland (siehe Abschnitt 2) ausgetauscht. Anmeldedaten speichert die App im Schlüsselbund von iOS. Nach der Rückübertragung eines Audits löscht die App dessen Daten vom iPad; der Administrator Ihrer Firma kann ein Gerät jederzeit sperren und die Daten darauf aus der Ferne löschen lassen.

Kein Tracking: Die App enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse- oder Absturzberichts-Werkzeuge Dritter. Face ID bzw. Touch ID wertet ausschließlich iOS auf dem Gerät aus; die App erhält keine biometrischen Daten. Kamera und Fotomediathek nutzt die App nur, wenn Sie ein Foto zu einer Feststellung aufnehmen oder auswählen.

Anbieter: Für den Download aus dem App Store gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Apple. Melden Sie sich in der App mit Microsoft an, öffnet sie das Anmeldefenster von iOS; dabei gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Microsoft.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu an den oben genannten Verantwortlichen.

11. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach.

Stand: November 2026. Diese Datenschutzerklärung wird bei Änderungen an der Website angepasst.