Audit-Software auswählen: 12 Fragen vor dem Kauf

Checkliste: Audit-Software auswählen – 12 Fragen (www.ims-audit.de)

1. 1.Deckt die Software den kompletten Auditprozess ab – Programm, Durchführung, Maßnahmen, Bericht?

   Warum wichtig: Insellösungen für „nur Checklisten“ erzeugen Medienbrüche zu Maßnahmen und Nachweisen.

   IMS-Audit Cloud: Ja: Auditprogramm, Durchführung am Tablet, Maßnahmen/CAPA mit Eskalation, PDF-Berichte, Managementbewertung – alles in einem System.

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2. 2.Sind alle Module im Preis enthalten oder wird modulweise lizenziert?

   Warum wichtig: Beim Baukasten steht die Gesamtsumme erst nach der Bedarfsanalyse fest.

   IMS-Audit Cloud: Alle Module in jedem Tarif inklusive – Sie zahlen nur pro Nutzer.

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3. 3.Wo werden die Daten gehostet – und wer hat Zugriff auf die Maschine?

   Warum wichtig: DSGVO, Betriebsrat und IT-Sicherheit fragen zuerst danach.

   IMS-Audit Cloud: 100 % in Deutschland auf eigenem, dediziertem Server (Hetzner-Rechenzentrum), eigene Datenbank je Firma, TLS-Verschlüsselung.

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4. 4.Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO – auf Wunsch vorab?

   Warum wichtig: Ohne AVV darf ein Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten nicht verarbeiten.

   IMS-Audit Cloud: Ja, wird geschlossen – auf Wunsch vorab zur Prüfung.

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5. 5.Wie werden Backups gemacht und wie schnell ist eine Wiederherstellung möglich?

   Warum wichtig: Auditnachweise über Jahre dürfen nicht von einer einzelnen Festplatte abhängen.

   IMS-Audit Cloud: Tägliche automatische Sicherung auf separaten, räumlich getrennten Speicher; Wiederherstellung aus der letzten Sicherung im Störungsfall.

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6. 6.Bekomme ich meine Daten jederzeit wieder heraus – in einem offenen Format?

   Warum wichtig: Datenhoheit: Der Anbieterwechsel muss möglich bleiben.

   IMS-Audit Cloud: Excel-/CSV-Export jederzeit selbst; nach Vertragsende 30 Tage Aufbewahrung, auf Wunsch vollständiges PostgreSQL-Backup.

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7. 7.Welche Laufzeit und Kündigungsfrist gelten – und gibt es eine Einrichtungsgebühr?

   Warum wichtig: Lange Bindung plus Einrichtungskosten machen den Wechsel teuer.

   IMS-Audit Cloud: 12 Monate Mindestlaufzeit, Kündigung 3 Monate zum Laufzeitende in Textform; keine Einrichtungsgebühr.

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8. 8.Gibt es fertige Fragenkataloge zu meinen Normen – und was kosten sie?

   Warum wichtig: Kataloge sind fast überall ein eigener Posten; eigene Kataloge sollten frei anlegbar sein.

   IMS-Audit Cloud: Kataloge zu ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001, 45001, 13485, 27001, DIN EN 9100 u. v. m. – separat erhältlich; eigene Kataloge jederzeit kostenlos anlegen oder per Excel importieren.

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9. 9.Können externe Beteiligte (Lieferanten, Auditierte) gezielt mitarbeiten, ohne volle Nutzer zu kosten?

   Warum wichtig: Maßnahmen beim Lieferanten sollen dort bearbeitet werden, wo sie entstehen.

   IMS-Audit Cloud: Portal-Zugänge = zusätzliche, eingeschränkte Zugänge in IMS-Audit Cloud – 5 bis 80 je Tarif inklusive.

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10. 10.Welche Sprachen unterstützt die Oberfläche – und was passiert mit fremdsprachigen Antworten?

    Warum wichtig: Internationale Lieferanten und Standorte scheitern sonst an der Sprache.

    IMS-Audit Cloud: Oberfläche in 7 Sprachen; Auditantworten werden automatisch in die Anzeigesprache übersetzt (DeepL-Integration, eigener API-Schlüssel), Original bleibt erhalten.

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11. 11.Wie ist die Zugangssicherheit geregelt – Rollen, Rechte, Zwei-Faktor-Anmeldung?

    Warum wichtig: IT-Richtlinien verlangen zunehmend 2FA und ein sauberes Rechtekonzept.

    IMS-Audit Cloud: Vordefinierte Rollen oder granulare Rechte je Person; optionale, auf Wunsch verbindliche 2FA per Microsoft/Google Authenticator oder TOTP-App.

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12. 12.Wer betreut mich nach dem Kauf – und ist Support im Preis enthalten?

    Warum wichtig: Support-Pakete sind ein klassischer Zusatzposten.

    IMS-Audit Cloud: Anwender-Support Mo–Fr 9–17 Uhr im Cloud-Preis enthalten; Sie sprechen direkt mit dem Hersteller.

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