Was sich in IMS-Audit Cloud ändert

Vom 14.09. nachmittags bis 15.09. morgens meldeten Browser „Ihre Verbindung ist nicht privat“, eine Anmeldung war nicht möglich. Das Zertifikat wurde erneuert, die Verlängerung läuft jetzt vollautomatisch mit Frühwarnung. Daten waren zu keinem Zeitpunkt betroffen.

Brach die Verbindung zum Übersetzungsdienst während der automatischen Übersetzung ab, musste die Seite neu geladen werden. Jetzt erscheint nur ein Hinweis, die Seite bleibt bedienbar und die Übersetzung wird beim nächsten Öffnen nachgeholt.

Der verantwortliche Lieferant bearbeitet seine Reklamation im Portal: Schritte D1 bis D7, Maßnahmen, 5-Why-Analyse, Dokumente und Einreichen. Kopfdaten, Kosten, D8 und Abschluss bleiben intern. Auf Wunsch je Firma freigeschaltet.

In den Einstellungen legt der Administrator fest, welche Schritte der Lieferant bearbeiten darf, als Firmenvorgabe oder je Mandant überschrieben.

Nach dem Einreichen ist der Report für den Lieferanten schreibgeschützt; intern erscheint das Badge „Vom Portal“ und eine Benachrichtigung. Der Report lässt sich mit Begründung zur Nachbesserung zurückgeben.

Portal-Benutzer aller Firmen melden sich unter einer eigenen Adresse mit dem Titel „Lieferantenportal“ an. Willkommens- und Passwort-Mails an Portal-Benutzer verlinken dorthin.

Das Feld heißt jetzt wie bei den Maßnahmen und steht bereits beim Anlegen zur Verfügung: Der Verantwortliche bearbeitet, der Verfolger überwacht.

Eine bereits vergebene Nummer wird beim Anlegen, Duplizieren und Umbenennen mit Hinweis abgewiesen, auch bei gleichzeitigen Anlagen.

Ein Microsoft-Konto wird nicht mehr automatisch anhand der E-Mail-Adresse zugeordnet, sondern einmalig im Profil verknüpft. Bereits verknüpfte Konten und Google-Konten sind nicht betroffen.

Der zweite Schritt wird nach der Anmeldung über ein Microsoft- oder Google-Konto genauso abgefragt wie nach der Passwort-Anmeldung.

Jede offene Sitzung prüft alle fünf Minuten: Deaktivierte Benutzer werden abgemeldet, geänderte Rollen und Rechte greifen sofort.

Die Einrichtung der Authenticator-App und der E-Mail-Einmalcode sind jetzt strikt an den jeweiligen Anmeldeschritt gebunden. Eine Neueinrichtung der App läuft ausschließlich über das Zurücksetzen durch den Administrator.

Dokumentenlenkung, Prüfmittel-Zertifikate sowie Maßnahmen- und Fragen-Dokumente werden jetzt mitgesichert. Die Sicherung wurde sofort nachgezogen und geprüft.

Größere Dateien wurden vor dem Erreichen der versprochenen 50 MB abgewiesen. Beide Grenzen im Betrieb sind jetzt korrekt gesetzt.

Beim Ersetzen einer Datei wird die neue zuerst vollständig geprüft und erst dann gegen die alte getauscht. Bei jedem Fehler bleibt die bisherige Datei unverändert.

Die drei Reiter erscheinen nur noch für Firmen-Administratoren; das Speichern ist zusätzlich serverseitig gesperrt.

Termine im Zeitplan ziehen, Prozessmatrix, Firmenprofil, Audit- und 8D-Detailseiten, Übersichtsdrucke, Datei-Upload und Auditorenkompetenz prüfen jetzt Leserecht, Bearbeitungsrecht und Mandanten-Bereich.

Ein Klick auf „ISO 9001“ oder „IATF / VDA“ löschte sofort alle Bewertungen aller Risikoanalysen. Jetzt wird die Zahl der betroffenen Bewertungen angezeigt und eine Bestätigung verlangt.

Eine Erinnerungsstufe gilt ab ihrem Stichtag als fällig und wird bis zu sieben Tage nachgeholt. Nach einer Requalifikation erinnert die Anwendung wieder.

Wer einen veralteten Stand speichert, erhält den Hinweis, die Bewertung neu zu laden, statt den anderen Bearbeiter zu überschreiben.

Beim Zusammenführen einer Dublette gingen Kapitel-Verantwortung im QM-Handbuch und QM-Rollen verloren. Beides wird jetzt übertragen.

Die Grenze für Terminverschiebungen zählt nur noch ab einem bewusst vom Auditor gesetzten Termin. Eine inzwischen abgeschlossene Maßnahme lässt sich aus einem noch offenen Portal-Dialog nicht mehr verändern.

Nach einer Änderung von PIN oder Link-Passwort muss jeder Besucher die neue Eingabe machen; ein früher erteilter Zugang bleibt nicht mehr bestehen.

Beim Löschen einer Reklamation, einer Person oder einer Maßnahme blieben zugehörige Dateien auf dem Server. Sie werden jetzt nach dem erfolgreichen Löschen entfernt.

Zeitplan-Zuordnungen werden in einem Schritt gespeichert, gelöschte Erinnerungsstufen kommen nicht mehr zurück, fehlgeschlagenes Löschen in Outlook wird wiederholt, Mail-Links folgen einer geänderten Firmen-Subdomain sofort, ein fehlgeschlagener Demo-Reset lässt keine halbe Umgebung zurück.

Freigaben für Verantwortliche gelten als Firmenvorgabe, je Mandant oder je Feststellungsart. Neu freigebbar sind Startdatum und Titel; Textfelder lassen sich ausblenden. Für Terminverschiebungen gibt es Begründungspflicht und eine Grenze in Tagen ab dem Auditor-Termin.

Oberfläche und PDF-Berichte stehen jetzt auch auf vereinfachtem Chinesisch zur Verfügung.

Der Excel-Import von Altbeständen speichert alle gültigen Zeilen zusammen statt einzeln; große Listen laufen spürbar schneller.

Die Ergebnis-Spalte wird in der Datenbank summiert statt aus allen Antworten im Speicher. Gilt auch für Bericht, Excel-Export und Managementbewertung.

Alle Stufen tragen jetzt die als Footer markierte E-Mail-Vorlage und kommen in der Sprache des jeweiligen Empfängers.

Eine vom Verantwortlichen fertiggemeldete Maßnahme erschien bei überschrittenem Plan-Ende weiterhin rot. Überfällig ist jetzt überall nur noch, was offen oder in Bearbeitung ist.

Dokumente, Maßnahmen-Bilder und Fragen-Dokumente werden mit dem Audit entfernt und belegen keinen Speicherplatz mehr.

Neuere Texte, die in Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch und Tschechisch noch auf Deutsch erschienen, sind übersetzt.

Das Spaltenziehen blieb nach einem Doppelklick auf eine Spaltengrenze hängen, im Portal fehlten einzelne Formatierungen, und die Kopfleiste meldete ohne Personenfoto einen Fehler. Alle drei Punkte sind behoben.

Fragenkatalog-Export, Auditplanung als Excel und PDF sowie die Prozessrisikobewertung verlangen jetzt dieselben Leserechte wie die zugehörigen Seiten.

Zwei Schalter in den Einstellungen, ab Werk aus. Verschiebt der Verantwortliche den Termin, wird der Verfolger benachrichtigt und die Änderung steht in der Historie.

Offene Maßnahmen als CSV mit Jira-Feldnamen, damit der Jira-Import sie automatisch zuordnet. Der Knopf steht neben dem Excel-Export.

Ein Plus-Knopf am Feld öffnet den Stammdaten-Dialog; der neue Eintrag ist danach sofort ausgewählt.

Nachweise hängen direkt an der Frage, per Drag-and-drop, Dialog oder Kontextmenü. Maßnahmen aus der Frage zeigen die Dokumente als Verknüpfung.

Fragen desselben Katalogs lassen sich verknüpfen und erscheinen als Chips mit Sprung zur Zielfrage. Anlegen per Kontextmenü und Klick auf die Zielfrage.

Ein bewährter Zeitplan wird als Vorlage gespeichert und in neue Audits geladen, mit Tagen, Zeiten, Prozessen und Personen.

Benutzer ohne bisheriges Passwort erhalten eine Willkommensmail mit Anmeldeadresse und Start-Passwort.

Zeigt nur Audits, in deren Auditorenteam die angemeldete Person steht.

Einheitliche, größere Symbole je Modul; Vorgabefarben Blau für Maßnahmen und Hellgrün für Aufgaben, wie bisher je Firma anpassbar.

Die Bausteine für Eröffnung, Pause, Bewertung, Abschluss und Werkzeuge sind übersichtliche Chips mit Symbol in drei Gruppen.

Die Aktionsspalte ist rechts fixiert und wandert bei vielen Spalten nicht mehr aus dem Bild.

Der Reiter trägt jetzt „Seitenname – IMS-Audit Cloud“.

Die gezogene Grenze folgt jetzt der Maus, und die Ziehgriffe fehlen nicht mehr nach dem Ein- oder Ausblenden von Spalten.

Benutzer werden zur Kenntnisnahme eines Dokuments aufgefordert und bestätigen mit „Gelesen und verstanden“, dokumentiert mit Zeitstempel. Bei einer neuen Revision wird automatisch erneut angefordert.

Tägliche Erinnerungen und der Tagesbericht kommen zur eingestellten Uhrzeit in deutscher Zeit, nicht mehr in UTC.

Alle Anzeigen und Berichte rechnen jetzt gleich, inklusive K.-o.-Regel und offener Fragen.

Fragenkatalog und Zeitplan laufen für Leser jetzt vollständig im Nur-Lese-Modus.

Mit Stern gekennzeichnete Spalten werden jetzt automatisch zugeordnet.

Die Nummer wird aus der höchsten vorhandenen abgeleitet; Reklamationsnummern sind zusätzlich eindeutig abgesichert.

Konflikte erscheinen jetzt als verständliche Meldung im Dialog.

Erstellungsdatum, Funktionsbezeichnungen und Zahlenformate folgen jetzt der gewählten Berichtssprache.

Nach der Einrichtung der Authenticator-App fehlten zeitweise Mandanten-Zuordnung und Modul-Einstellungen. Alle Anmeldewege laufen jetzt gleich.