Was sich in IMS-Audit Cloud ändert

Beim Zusammenführen einer Dublette werden leere Felder der bleibenden Person jetzt aus der Dublette gefüllt: Kürzel, Titel, Funktion, Abteilung, E-Mail, Telefon, Mobil, Adresse, Notizen, Farbe, Sprache, Standard-Mandant und zugeordnete Firma. Bereits ausgefüllte Felder bleiben unverändert. Der Dialog „Person zusammenführen“ weist darauf hin.

Beim Zusammenführen blieben einige Zuordnungen nicht bei der bleibenden Person: Die für die Selbstbewertung eines Audits eingetragene Person und die Verantwortlichen von Qualitätszielen wurden geleert, Lesebestätigungen der Dokumentenlenkung sowie Auditoren und Ansprechpartner in Zeitplan-Vorlagen zeigten danach auf die gelöschte Person. Jetzt gehen alle Verweise auf die bleibende Person über. Steht sie in einer Revision schon im Verteiler einer Lesebestätigung, bleibt ihre Zeile und übernimmt die Bestätigung der Dublette.

Unter jedem Datei-Upload steht jetzt die Zeile „Link hinzufügen“: Adresse einfügen (in SharePoint oder OneDrive über „Link kopieren“), optional eine Bezeichnung vergeben, fertig. Ohne Bezeichnung wird der Dateiname aus der Adresse genommen. In den Listen steht der Eintrag mit Link-Symbol und dem Knopf „Link öffnen“, der die Ablage in einem neuen Tab öffnet. Gespeichert wird nur die Adresse, beim Öffnen gelten die Zugriffsrechte der Ablage; erlaubt sind nur vollständige https-Adressen. Es gelten dieselben Rechte wie beim Hochladen, an abgeschlossene Maßnahmen lässt sich kein Link anfügen. Auch dort, wo bisher eine Datei direkt geöffnet wurde, etwa über die Büroklammer im Kalibrierverlauf oder die QR-Karte eines Prüfmittels, öffnet sich bei einem Link die Ablage.

Bei einem freigegebenen Dokument steht der Knopf jetzt direkt unter der gültigen Datei. Er legt wie „Überarbeitung starten“ eine neue Revision an, in der Sie eine Datei hochladen oder einen Link eintragen; danach folgt die Freigabe wie gewohnt. Freigegebene Revisionen bleiben unverändert.

Unter Stammdaten · Personen gibt es das neue Recht, für die Rolle „Benutzer Plus“ voreingestellt und im Rollen-Editor für jede Rolle vergebbar. Wer es hat, kann im Personen-Dialog den Haken „Portal-Benutzer“ setzen oder entfernen, die Portal-Rechte der Person einstellen und bei Portal-Benutzern das Passwort zurücksetzen, die Zugangsdaten senden, die Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzen und die E-Mail-Adresse ändern. Personen löschen bleibt ein eigenes Recht; die Haken „Programmbenutzer“ und „Auditor“ setzt weiterhin nur der Administrator. Hat ein Administrator einer Rolle das neue Recht entzogen, bleibt es entzogen.

Im Auditbericht, in „Maßnahmen ausführlich“, im Fragenkatalog-Druck, im QM-Handbuch und in der Managementbewertung steht das Logo jetzt rechtsbündig, Bericht-Nr., Bereich und „Erstellt“ stehen links. In Listen und Blättern (Maßnahmenliste, Aufgaben, Dokumente, Lesebestätigungen, Kalender, Zeitplan, Prüfmittel, Qualitätsziele) steht das Logo im Kopf rechts statt mittig, ebenso im 8D-Bericht und im Maßnahmen-PDF. In den übrigen Berichten stand es schon rechts.

Trug eine Norm einen Beinamen in Klammern oder enthielt der Name eines Fragenkatalogs Unterstriche (etwa „DIN_EN_ISO_IEC_27001_2017“ zur ISO 27001), wurde der Katalog der Norm nicht zugeordnet. Jetzt zählt ein Klammerzusatz nur als Beiname, und Unterstriche trennen wie Leerzeichen. Das wirkt überall, wo ein Katalog ohne eingetragene Norm über seinen Namen zugeordnet wird, etwa in der Normkapitel-Abdeckung und beim automatischen Normbezug, wenn ein Katalog ins Audit geladen wird.

Die Anmeldedaten interner Benutzer – Passwort, Zwei-Faktor-Anmeldung und die E-Mail-Adresse, die zugleich der Login ist – ändert im Personen-Dialog nur der Administrator; alle anderen sehen im Block „Logindaten“ den Hinweis „Nur Lesezugriff“. Für Portal-Benutzer gilt das neue Recht „Portal-Benutzer anlegen / bearbeiten“.

Ein gelenktes Dokument kann statt einer hochgeladenen Datei auf eine Web-Ablage verweisen, zum Beispiel auf eine Anleitung oder Checkliste in SharePoint oder OneDrive. Im Dokument-Dialog, Reiter „Aktuelle Datei“, steht unter der Upload-Fläche das Feld „Link statt Datei“; die Adresse holen Sie in SharePoint oder OneDrive über „Link kopieren“, erlaubt sind nur vollständige https-Adressen. Revisionen, Prüftermine, Lesebestätigungen und Freigabe laufen wie bei Dateien. In der Dokumentenliste, im Dialog, bei den mitgeltenden Dokumenten im Audit und im Dokumenten-Portal steht dann der Knopf „Link öffnen“; es gelten die Zugriffsrechte der Ablage, die Cloud speichert nur die Adresse. Datei und Link schließen sich aus: Ein Link ersetzt eine hochgeladene Datei, ein Upload ersetzt den Link.

In „Prozesskategorien verwalten“ ist die Liste „Aus Stammdaten hinzufügen“ jetzt alphabetisch sortiert und hat ein Suchfeld, das die Einträge beim Tippen filtert. Gesetzte Haken bleiben erhalten, auch wenn ein Eintrag gerade ausgefiltert ist.

Der Administrator, mit dem eine Firma eingerichtet wird, war bisher nur als Anmeldung vorhanden und fehlte unter Stammdaten → Personen; dort ließ er sich deshalb nicht verwalten. Jetzt wird er bei der Einrichtung zugleich als Programmbenutzer angelegt, bestehende Firmen wurden nachgepflegt. Anmeldung und Person sind ein Konto: Ein geändertes Passwort gilt sofort für die Anmeldung, egal wo es geändert wurde.

Die Rollen-Checkbox neben „Responsible person“ und „Contact person“ heißt jetzt richtig „Auditor“ statt „comptroller“. Die Filter der Personenliste heißen „Responsible persons“ und „Contact persons“, passend zu „Auditors“ und „Program users“.

Beim Anlegen und in den Kopfdaten lassen sich jetzt auch diese Normen wählen. Jede Norm bringt die Eingaben und Ergebnisse ihres Kapitels 9.3 mit, bei mehreren Normen werden die Abschnitte zusammengeführt. IATF 16949 ergänzt die Abschnitte der ISO 9001 nach 9.3.2.1 um Kosten schlechter Qualität, Prozesseffektivität und -effizienz, Produktkonformität, Herstellbarkeitsbewertungen, Instandhaltungsziele, Gewährleistung, Kunden-Scorecards sowie potenzielle und tatsächliche Feldausfälle, als Ergebnis nach 9.3.3.1 den Aktionsplan bei verfehlten Kundenzielen. DIN EN 9100 ergänzt die ISO 9001 um die Liefertreue. ISO 50001 bringt unter anderem Energiepolitik, energiebezogene Leistung und EnPIs, den Status der Aktionspläne und die Energieziele mit, ISO/IEC 27001 die Eingaben nach 9.3.2 mit den interessierten Parteien und dem Abschnitt Risikobeurteilung und Risikobehandlung. Kopf, Druck und Änderungsverlauf nennen die Normen mit voller Bezeichnung, das Norm-Kürzel an einem Abschnitt nennt nur die in der Bewertung gewählten Normen. Bestehende Bewertungen bleiben unverändert.

Der Abschnitt zeigt jetzt die Mehrkosten aus den Reklamationen mit Eingang im Betrachtungszeitraum, im Vergleich zur Vorperiode mit Trendpfeil: gesamt, davon extern (Kundenreklamationen), intern und aus Lieferantenreklamationen, dazu den Aufwand in Stunden und die Zahl der Reklamationen mit Mehrkosten. Darunter stehen die fünf teuersten Reklamationen mit Link. Grundlage ist der Abschnitt „Mehrkosten“ der Reklamation. Kosten ohne Reklamation, etwa für Ausschuss oder Nacharbeit, tragen Sie weiter im Text ein; der Hinweis am Abschnitt sagt das jetzt.

Der Drucker-Knopf auf der Seite Auditprogrammplanung und „PDF öffnen“ im Bereich Berichte öffnen den Programmbericht jetzt als Vorschau mit Sprachwahl, Drucken und PDF-Export. Der Bericht im Format A4 quer zeigt Firmenlogo, Mandant und Schnellfilter, vier Kennzahlen (Audits gesamt, geplant, in Arbeit, abgeschlossen) und je Audit eine Zeile mit Audit-Nr., auditiertem Bereich, Audittyp, Norm, Lead-Auditor und Monatsspalten. Die Marker tragen die Farbe des Audit-Status, Audits ohne Termin erscheinen blass im Auditzeitraum; die Legende nennt nur die vorkommenden Status. Standardmäßig zeigt der Druck das Beginn-Jahr und die zwei Folgejahre nebeneinander, ein Umschalter in der Kopfzeile wechselt auf ein einzelnes Jahr. Am Fuß der letzten Seite steht ein Unterschriftenblock „Erstellt · Geprüft · Freigegeben“ mit Linien für Name/Funktion, Datum und Unterschrift. Der bisherige PDF-Export entfällt.

Die Schalter unter Einstellungen → Allgemein → „E-Mail-Rückmeldungen“ werden jetzt ausgewertet. Ändert jemand im Maßnahmen-Dialog die Ursachenanalyse, die geplanten oder durchgeführten Maßnahmen oder die Wirksamkeit, bekommt der Verfolger je nach Schalter eine Mail mit den Eckdaten, dem neuen Text und dem Knopf „Maßnahme öffnen“ – nur bei inhaltlicher Änderung und nie, wenn er selbst geändert hat. Wechselt ein Audit auf „In Durchführung“, erhalten auf Wunsch alle eingetragenen Auditoren mit E-Mail-Adresse eine Mail mit Nummer, Bereich, Termin, Lead-Auditor und dem Knopf „Audit öffnen“. Der Schalter „Eskalationsmanagement automatisch beim Programmstart ausführen“ löst nach einem Neustart des Servers einen zusätzlichen Eskalationslauf aus, ohne doppelte Mails. Alle Mails gehen in der Sprache des Empfängers hinaus; die Mails an den Verfolger folgen seiner Wahl zwischen Einzelmail und täglicher Zusammenfassung.

Die Sprach-Chips oben rechts in den Vorschauseiten zeigten nicht an, welche Sprache gewählt ist. Jetzt ist beim Öffnen die Bediensprache und danach die angeklickte Sprache hervorgehoben.

Mails aus der Cloud enthielten den HTML-Quelltext zusätzlich als ersten Nur-Text-Teil; Mailprogramme mit reiner Textanzeige und manche Vorschauen zeigten deshalb rohes HTML. Jetzt trägt jede Mail genau einen Text- und einen HTML-Teil. Inhalt, Gestaltung, Kalenderdatei und Anhänge bleiben unverändert.

Das Auditziel stand im Auditbericht, ließ sich aber in keiner Maske eingeben. Jetzt steht in den Audit-Stammdaten über den Notizen die Karte „Auditziel“ mit dem formatierten Editor; importierte Auditziele erscheinen dort. Unter Einstellungen → Änderungs-Tracking → Audit lässt sich das Auditziel als Pflichtfeld und mit Begründungspflicht einstellen, Änderungen stehen in der Historie.

Beim Öffnen einer bestehenden Maßnahme aus einer Managementbewertung oder zu einem Prüfmittel stand oben „Diese Maßnahme ist eigenständig“ statt des Hinweises auf den Ursprung. Gespeichert wurde immer richtig, die Bezüge gingen nicht verloren.

Bei Ereignissen ohne Vorher-Wert zeigt der Verlauf jetzt nur den neuen Wert, ohne Strich und Pfeil. Das gilt für alle Module mit Änderungsprotokoll.

Im Nur-Text-Teil von Mails im Firmen-Layout, etwa Maßnahmen- und Einladungs-Mails, stand der Gestaltungscode des Mail-Rahmens. Er war in Vorschauen und reinen Text-Programmen sichtbar und ist jetzt entfernt.

Unter Mandant bearbeiten → Kontakt gibt es das Feld „Eskalationskontakt (E-Mail)“. In den Eskalationseinstellungen hat jede Stufe den neuen Haken „E-Mail an Eskalationskontakt“ und dahinter „BCC versenden“; ohne diesen Haken geht die Kopie für alle sichtbar als CC hinaus. Beim Versand der Stufe hängt die Kopie an der ersten Eskalations-Mail der Maßnahme; gibt es keinen Empfänger mit E-Mail-Adresse, bekommt der Kontakt eine eigene Mail. Die Adresse wird also immer erreicht, sobald Haken und Adresse gesetzt sind und die Maßnahme einem Mandanten zugeordnet ist. Das Eskalations-Protokoll im Maßnahmen-Dialog zeigt die Kopie als eigene Zeile. Die Vorab-Erinnerung geht bewusst ohne Kopie hinaus.

Die Überschrift über Ampel und Textfeld eines Abschnitts heißt jetzt „Zusammenfassung & Bewertung“ statt „Bewertung“, weil das Textfeld die Zusammenfassung enthält. Das gilt in Maske und Druck, in allen acht Sprachen.

Wer eine Maßnahme ohne Wirksamkeitsnachweis abschließen wollte, bekam den Hinweis immer auf Deutsch. Jetzt erscheint er in der Sprache der Oberfläche im Dialog: „Diese Maßnahme kann erst abgeschlossen werden, wenn die Wirksamkeit nachgewiesen ist (Haken + Datum).“

Beide Datumsfelder haben jetzt einen Löschen-Knopf. Die Automatik setzt die Daten beim Statuswechsel weiterhin; von Hand lassen sie sich wieder entfernen.

Neben „Maßnahme in IMS-Audit Cloud öffnen“ steht jetzt der Knopf „Im Kalender eintragen“. Ein Klick lädt die Kalenderdatei mit dem aktuellen geplanten Ende, auch für Verantwortliche ohne Benutzerkonto und ohne Anmeldung; am Handy öffnet sich direkt „Zum Kalender hinzufügen“. Der Anhang bleibt für Mailprogramme, die Links blockieren. Knopf und Datei erscheinen nur, wenn der Termin nicht schon über die Outlook-Verbindung des Verantwortlichen geführt wird. Für die Vorlagen-Mails (Eskalation, Erinnerung) gibt es den Platzhalter #KalenderButton#; die mitgelieferten Vorlagen bleiben unverändert. Der Link liefert nur Nummer, Titel und Termin dieser Maßnahme und läuft 60 Tage nach dem geplanten Ende ab.

Brauchte der Virenscan beim Hochladen länger als 60 Sekunden, endete der Upload mit einer allgemeinen Fehlerseite. Jetzt erscheint die Meldung „Der Virenscan ist derzeit nicht verfügbar. Bitte versuchen Sie es später erneut.“ Gespeichert wird in diesem Fall nichts.

Benutzer mit vielen zugeordneten Mandanten und einer individuellen Rolle erhielten direkt nach der Anmeldung eine Fehlerseite des Servers. Die Anmeldedaten im Browser sind jetzt deutlich kleiner, auch bei sehr vielen Mandanten. Bestehende Anmeldungen blieben beim Update gültig.

Die neue Spalte zeigt als Pille mit Sprung zum Ursprung, woher eine Maßnahme stammt: Audit, Risiko, Managementbewertung, Prüfmittel oder eigenständig. Filterzeile, Werteliste im Spaltenkopf, Sortierung, Gruppierung und Excel-Export kennen die Spalte, die Suche findet den Herkunftstext, und im Maßnahmenplan-Druck steht die Herkunft grau hinter der Nummer. Die Spalte Audit-Nr. bleibt.

Hat der Verantwortliche ein Benutzerkonto und im Profil Outlook verbunden, steht das geplante Ende seiner Maßnahmen ohne sein Zutun als ganztägiger, als frei markierter Termin ohne Erinnerung in seinem Kalender, mit Nummer, Titel und Link. Wird das geplante Ende verschoben, wandert der Termin mit; bei erledigt, abgeschlossen, verworfen, gelöscht oder einem neuen Verantwortlichen verschwindet er. Das gilt für alle Wege, auch für den Abschluss des Audits, das Portal und die Anlage aus dem Fragenkatalog. Offene Maßnahmen werden beim Verbinden nachgetragen. Die Maßnahmen-Mail an einen solchen Verantwortlichen kommt ohne Kalenderdatei, damit der Termin nicht doppelt im Kalender steht. Es gelten der Firmen-Schalter „Outlook-Kalenderanbindung“ und der Abgleich-Schalter im Profil.

Am Tablet steht in der Ablagezone der Dokumente neben „Datei(en) hochladen“ der Knopf „Foto aufnehmen“. Er öffnet direkt die Rückkamera; das Foto wird schon im Browser auf höchstens 1920 Pixel verkleinert und als Dokument an der Frage abgelegt, benannt nach Fragennummer, Datum und Uhrzeit, zum Beispiel „Foto 4.2.1 2026-10-01 14-35-12.jpg“. Es gelten dieselben Prüfungen wie beim Hochladen und das Recht „Audits bearbeiten“. Am Desktop und im Fokus-Modus erscheint der Knopf nicht.

Der Dialog ist jetzt bis zu 1180 Pixel breit und zweispaltig: links die Frage mit Nummer, Gewichtung, K.-o.-Frage, Fragetext, Normbezug, Bemerkung und Verweisen, rechts das Ergebnis mit Bewertung, Antwort und Dokumenten. Fragetext und Antwort beginnen auf derselben Höhe und wachsen mit dem Fenster. Dokumente lassen sich in die einzeilige Ablagezone ziehen, lange Listen rollen in sich. Der Dialog passt samt Knöpfen auf Notebook und iPad im Querformat ohne Scrollen.

Die Ablage im Microsoft-Konto des Kunden heißt in der Oberfläche jetzt überall „SharePoint-Ablage“: Im Reiter „Dokumentablage“ lautet die Auswahl „In unserer SharePoint-Ablage“, ebenso in Bestätigung, Hinweisen und Meldungen, in allen acht Sprachen. Im Datei-Management ist der Eintrag „SharePoint“ in der Spalte „Ablage“ selbst ein grüner Knopf mit Pfeil, der den Ordner der Datei in SharePoint in einem neuen Fenster öffnet.

Wer ein Startpasswort bekommen hat, sich aber mit Microsoft oder Google anmeldet, landet jetzt direkt auf seiner Startseite statt auf „Passwort ändern“, auch wenn danach noch der zweite Faktor abgefragt wird. Die Pflicht bleibt im Benutzerkonto bestehen: Wer sich später doch mit dem Startpasswort anmeldet, muss es dann ändern.

Wurde im Dialog „Frage bearbeiten“ ein Dokument hochgeladen oder gelöscht, zeigte die Büroklammer in der Fragenzeile bis zum Neuladen der Seite die alte Zahl. Jetzt zählt sie nach Hochladen, Foto und Löschen sofort neu.

Im Reiter „Dokumentablage“ der Einstellungen steht oben der Knopf „Anleitung herunterladen“. Er öffnet die Anleitung zur Einrichtung in Microsoft 365, zur Verbindung und zum Umzug des Bestands als PDF zum Weitergeben an die IT, bei deutscher Programmsprache auf Deutsch, sonst auf Englisch. Den Reiter sehen nur Administratoren.

Bei jeder Datei steht jetzt, ob sie bei IMS-Audit oder in der SharePoint-Ablage liegt; über den Trichter im Spaltenkopf lassen sich die Dateien eines Ablageorts herausfiltern. Die Spalte „Ordner“ nennt den Ordner, den IMS-Audit Cloud für die Datei in der SharePoint-Ablage anlegt, etwa „Audits / A-2026-009“, auch für Dateien, die noch bei IMS-Audit liegen; sie ist sortier- und filterbar. Liegt eine Datei in SharePoint, öffnet ein Knopf den Ordner, in dem sie gerade liegt, auch wenn sie dort inzwischen verschoben wurde.

Die Mail an den Verantwortlichen (Briefumschlag im Maßnahmen-Dialog) trägt eine Kalenderdatei im Anhang. Wer sie öffnet und speichert, hat das geplante Ende als ganztägigen Eintrag im Kalender, mit Nummer, Titel und Link zur Maßnahme. Der Termin wird als „frei“ angezeigt und ist keine Besprechungsanfrage. Das gilt für „Senden“, den Versand über das eigene Outlook-Postfach und „An Outlook“, auch bei überfälligen Maßnahmen.

In der Spalte „Rolle“ stand „ext“ bisher bei jedem Auditor und ausgegraut bei allen übrigen Personen. Jetzt erscheint es nur bei externen Auditoren, in Auditor-Blau. Ein Klick darauf nimmt das Kennzeichen zurück; gesetzt wird es im Personen-Dialog über den Haken „Extern“.

Auf den Seiten Datei-Management, Audits umziehen, Prozesskategorien, Fragenkataloge, Audittypen, Bereiche, Textbausteine, Auswahllisten und Firmenprofil stand oben „Personen“. Jetzt steht dort der Name der Seite wie in der Seitenleiste.

Wurde die Qualifikation eines Auditors gelöscht, blieb die hochgeladene Zertifikatsdatei liegen und belegte weiter Speicher. Jetzt wird sie mit gelöscht.

Steht eine Wartung an, erscheint rechtzeitig vorher ein blaues Banner unter der Kopfleiste, in der Anwendung und im Portal, mit Datum, Uhrzeit (deutsche Zeit) und einem kurzen Hinweis. Während der Wartung ist das Banner rot, und auch die Anmeldeseite zeigt den Hinweis. Nach dem Ende verschwindet es von selbst.

Die Hilfe zeigt unter „Video-Anleitungen“ eine Übersicht der Videos der Video-Schulung mit Kurzbeschreibung und Dauer: Überblick, Lernpfad, Vertiefungen und das Video zum Maßnahmen-Portal. Über jedem Kapitel stehen außerdem die Videos, die zum aufgeschlagenen Heft passen. Jedes Video öffnet sich auf www.ims-audit.de in einem neuen Fenster. Die Videos sind deutsch gesprochen, Übersicht und Verweise erscheinen deshalb bei deutscher Oberfläche.

Im Reiter „Lesebestätigungen“ ist die Spalte „Angefordert“ breiter; Datum und Name des Anfordernden stehen in einer Zeile, die Zeilen sind gleich hoch. Der Hinweis „erinnert am …“ hat Abstand zur Markierung „Offen“.

Wurde das Browserfenster erst vergrößert und dann verkleinert, blieben Karten und Diagramme des Dashboards auf der großen Breite stehen; jetzt folgen sie der Fensterbreite in beide Richtungen. Im Reiter „Allgemein“ der Einstellungen ragten bei schmalem Fenster Knöpfe über den Rand oder überlagerten sich Felder; die Seite wird jetzt einspaltig, sobald der Platz für zwei Spalten nicht reicht.

Der Verteiler einer Lesebestätigung besteht jetzt aus den Personen der Stammdaten, mit oder ohne eigenes Benutzerkonto, und lässt sich nach Abteilung zusammenstellen. Personen ohne Konto erhalten eine E-Mail mit dem Link ins Dokumenten-Portal und bestätigen dort; Programmbenutzer wie bisher über die Glocke und den Hinweis im Dokument. Im Rücklauf steht bei jeder Bestätigung, ob sie in der App oder im Portal erfolgt ist. Wer nicht bestätigt, wird automatisch erinnert (Takt einstellbar, Standard 7 Tage, Schalter unter Einstellungen → Module → Dokumentenlenkung). Die Dokumentenliste hat die Schnellfilter „Von mir zu bestätigen“ und „Rücklauf offen“ sowie die Spalte „Lesebestätigung“. Neu ist der Druck „Nachweis der Lesebestätigungen“ mit allen Empfängern, Anforderung, Erinnerung, Bestätigungszeitpunkt und Weg über alle Revisionen. Dazu kommen die E-Mail-Vorlagen „Lesebestätigung angefordert“ und „Lesebestätigung offen“.

Bisher war bei 2000 Zeichen Schluss, ein ausführlicher Fragenblock für einen Zeitplan-Eintrag passte nicht hinein. Das gilt auch für Zeitplan-Vorlagen.

Im Mandanten-Dialog (Stammdaten → Mandanten) gibt es den Abschnitt „SharePoint-Dokumente“: beliebig viele Links mit Bezeichnung auf Ordner oder Dokumente in SharePoint oder einer anderen Web-Ablage, etwa „QM-Dokumente“ oder „Arbeitsanweisungen“, in sortierbarer Reihenfolge. In der Mandantenliste steht dann ein Link-Symbol, das SharePoint in einem neuen Tab öffnet, bei mehreren Links mit einer kleinen Auswahl. Die Cloud speichert nur Bezeichnung und Adresse und lädt keine Dokumente; es gelten die Zugriffsrechte in SharePoint. Sehen kann die Links, wer die Mandantenliste sehen darf, pflegen darf sie, wer Mandanten bearbeiten darf.

Im Bereich „Managementsystem“ der Seitenleiste steht der Menüpunkt „QM-Handbuch“ jetzt bei allen Firmen, für alle Benutzer mit dem Leserecht der Dokumentenlenkung. Das Handbuch wird direkt im Programm geschrieben und kapitelweise gelenkt: Jedes Kapitel hat seine eigene Revision mit Entwurf, Freigabe (auf Wunsch nach dem Vier-Augen-Prinzip), Ablehnung und Historie. Ändert sich nur ein Kapitel, durchläuft auch nur dieses die Freigabe, das Revisionsverzeichnis pflegt sich selbst. Unter jedem Kapitel lassen sich mitgeltende Dokumente aus der Dokumentenlenkung verknüpfen, angezeigt wird immer deren gültige Revision. Je Kapitel gibt es ein Prüfintervall mit E-Mail-Erinnerung und „Geprüft, keine Änderung“. Nicht benötigte Kapitel werden ausgeblendet statt gelöscht. „Drucken / PDF“ erzeugt das ganze Handbuch mit Inhalts- und Revisionsverzeichnis. Der Leselink veröffentlicht den freigegebenen Stand für die ganze Belegschaft ohne Benutzerkonto, optional mit Passwort; ihn schalten nur Administratoren frei.

„Vom Portal eingereicht“ erscheint blau, „Überfällig“ und „Prüfmittel überfällig“ erscheinen rot, jeweils mit zarter Fläche, farbigem Rahmen und farbiger Zahl – nur solange die Zahl über 0 liegt. Ohne Handlungsbedarf bleibt die Kachelzeile ruhig. Alle Kacheln haben jetzt rundum denselben Rahmen.

Was ein Portal-Benutzer, etwa ein Lieferant, im Portal zusätzlich darf, stellen Sie jetzt direkt an der Person ein: geplantes Ende, Startdatum, Priorität und Titel seiner Maßnahmen, bei freigeschaltetem 8D-Portal auch die Schritte D1 bis D7 und das Hochladen von Dokumenten. Ist im Personen-Dialog „Portal-Benutzer“ angehakt, erscheint dort der Abschnitt „Im Portal darf diese Person“, vorbelegt mit der Vorgabe aus Einstellungen → Portal. Der Reiter „Portal“ enthält nur noch diese Vorgabe und die Regeln zur Terminverschiebung. Entfallen sind die abweichenden Einstellungen je Mandant und je Feststellungsart sowie das Ausblenden einzelner Textfelder; der Portal-Benutzer sieht Ursache, Maßnahmen, Risiken und Chancen wieder immer. Vorhandene Vorgaben bleiben erhalten.

Die Status, die die Cloud selbst setzt und prüft – bei Audits „Geplant“, „In Durchführung“, „Abgeschlossen“ und „Abgebrochen“, bei Maßnahmen „offen“, „in Bearbeitung“, „erledigt“, „abgeschlossen“ und „verworfen“ –, tragen unter Stammdaten → Auswahllisten ein Schloss-Symbol: Ihr Kürzel ist gesperrt, sie lassen sich weder deaktivieren noch löschen. Bezeichnung, englische Bezeichnung, Beschreibung und Farbe bleiben frei änderbar. Ein Auditstatus, der noch in Audits verwendet wird, lässt sich nicht mehr löschen; der Lösch-Dialog nennt die betroffenen Audits.

Texte aus dem Texteditor erschienen im Protokoll des Auditberichts sowie in den Bewertungstexten und im Gesamtfazit der Managementbewertung in Times, alles andere in Arial. Sie stehen jetzt in Arial 10 pt; Texte, die ihre Schrift mitbringen, etwa aus Word eingefügt, behalten sie. Außerdem wurden längere Bewertungstexte der Managementbewertung abgeschnitten, und bei einem langen Protokoll fehlte die letzte Zeile. Die Textblöcke wachsen jetzt mit ihrem Inhalt.

Benutzer mit der Rolle „Administrator“, aber ohne das Kennzeichen „Firmen-Administrator“, etwa aus einem Import oder älteren Beständen, sahen keine Audits, Maßnahmen und sonstigen mandantenbezogenen Daten, und die Mandantenauswahl in der Kopfleiste blieb leer. Jetzt gilt die Rolle „Administrator“ auch dort als Zugriff auf alle Mandanten.

Im Auditzeitplan steht oben rechts der Knopf „Drucken / PDF“. Er öffnet den Zeitplan als Druckvorschau im Querformat: Kopf mit Auditnummer, Titel, Logo und Umfang auf jeder Seite, je Audittag eine Kopfzeile mit Wochentag, Datum und Tagessumme, darunter von, bis, Dauer, Prozess bzw. Eintrag, Thema, Normbezug, Auditoren und Teilnehmer. Markierungen wie „Wichtig“, „Offene Frage“, „Stichprobe“ oder „Pause“ stehen farbig unter dem Eintrag, Auditoren erscheinen mit vollem Namen. Die Berichtssprache ist wie bei allen Drucken wählbar.

Steht eine Maßnahme auf „abgeschlossen“ oder „verworfen“, kann sie niemand mehr ändern. Der Maßnahmen-Dialog öffnet mit einem Hinweis, alle Bearbeitungsfunktionen sind ausgegraut; Lesen, Bilder und Dokumente ansehen, Drucken, „Änderungs-Historie“ und „Versendete Mails“ bleiben möglich. Auch Verschieben im Kalender, Hochladen und Löschen sind gesperrt. Löschen darf eine abgeschlossene Maßnahme nur noch der Firmen-Administrator. Muss doch etwas geändert werden, klickt der Administrator im Hinweis auf „Wieder öffnen“: Der Status geht auf „in Bearbeitung“ zurück, „Erledigt am“ und „Abgeschlossen am“ werden geleert, danach lässt sich die Maßnahme wie gewohnt bearbeiten und erneut abschließen.

Im Fragenkatalog eines abgeschlossenen Audits war bisher die ganze Werkzeugleiste ausgegraut, auch Spalten ein- und ausblenden, Auf- und Zuklappen, Filter, Suche und Auditvergleich; die Antworten ließen sich nur über den Druck ansehen. Jetzt bleiben alle Ansichtsfunktionen bedienbar, ebenso die Sprachauswahl der Anzeige, die Maßnahmen- und Dokumenten-Symbole an den Fragen, die Fragenverweise und das Blättern mit den Pfeiltasten. Gesperrt sind nur die Bearbeitungsfunktionen. Der Fokus-Modus öffnet als Leseansicht, eine Antwort öffnet schreibgeschützt, und leere Antworten zeigen einen Strich statt „Klicken zum Erfassen …“. Das gilt ebenso, wenn ein Kollege das Audit gerade bearbeitet oder wenn Sie nur Leserechte haben.

Mit reinem Leserecht funktionieren jetzt Drucken, Änderungs-Historie, das Herunterladen von Anhängen, der Wechsel zwischen technischer und systematischer 5-Why-Sicht und das Öffnen einer Maßnahme zum Lesen. Lange Texte lassen sich scrollen, lange 5-Why-Einträge zeigen ihren vollen Text als Tooltip. Im Lieferantenportal kann der Lieferant nach dem Einreichen weiterhin Anhänge herunterladen, die 5-Why-Sicht wechseln und Maßnahmen öffnen. Bearbeiten bleibt gesperrt.

Nach dem Einreichen lassen sich auch lange Antworten vollständig lesen und scrollen. Bei qualitativer Bewertung steht die Bezeichnung der gewählten Stufe neben den Knöpfen, und leere Antworten zeigen einen Strich statt des Eingabehinweises.

In abgeschlossenen Audits öffnet ein Eintrag des Zeitplans jetzt schreibgeschützt, statt gar nicht zu reagieren. Die Leiste „Bausteine“, Hoch/Runter und die Einfüge-Befehle im Kontextmenü sind ausgegraut, der Outlook-Abgleich bleibt nutzbar.

Mit reinem Leserecht ist im Risiko-Dialog der Reiter „Maßnahmen“ erreichbar, Beschreibung und Kontrollen lassen sich scrollen. In den Audit-Stammdaten funktionieren der Link „Selbstbewertung im Fragenkatalog ansehen“, Mail-Adressen sowie Ansehen und Herunterladen von Dokumenten wieder; die Notizen sind lesbar, lange Bezeichnungen zeigen ihren vollen Text als Tooltip. Bemerkungen in der Prüfmittelakte und im Firmenprofil sowie Beschreibung und Periodenkommentare von Qualitätszielen sind schreibgeschützt lesbar, die gesperrten Formulare erscheinen dort jetzt ausgegraut. Upload-Zonen sind in gesperrten Bereichen ausgegraut.

In abgeschlossenen Audits und für Benutzer mit reinem Leserecht ließ sich die Reihenfolge der Zeitplan-Einträge per Drag & Drop ändern, dabei wurden auch die Zeiten neu verkettet. Das ist jetzt gesperrt; für Bearbeiter offener Audits bleibt es unverändert.

Im gesperrten Fragenkatalog öffnete ein Klick auf eine Antwort den normalen Editor, „Speichern“ tat dann stillschweigend nichts; die Antwort öffnet jetzt schreibgeschützt. Außerdem ließen sich gesperrte Felder im Fragenkatalog und in den Audit-Stammdaten noch mit der Tab-Taste erreichen und beschreiben. Gespeichert wurde dabei nichts, beim Verlassen der Seite kam aber die Frage nach ungespeicherten Änderungen. Gesperrte Felder und Knöpfe reagieren jetzt nicht mehr auf die Tastatur.

Wer in einem Texteditor schrieb, etwa Abweichung oder Ursache einer Maßnahme, Risikobeschreibung oder 8D-Schritte, und gleich danach auf „Speichern“ klickte oder auf dem Tablet tippte, verlor oft die letzten Eingaben. Ein Klick direkt nach dem Tippen wartet jetzt, bis der Text übernommen ist, meist nur Sekundenbruchteile. Das gilt für alle Dialoge und Seiten mit Texteditor.

Ohne das Recht „Bearbeiten“ im Bereich Maßnahmen sind im Dialog jetzt auch Bilder, Dokumente und das Zurücksetzen des Eskalationsmanagements gesperrt, die Textfelder erscheinen ausgegraut. Ansehen und Herunterladen bleiben möglich.

Ein langer Titel in einer Zelle weitete das Raster, die Matrix lief dann in die Legende und die Zusammenfassung daneben. Die Matrix behält jetzt ihre Breite von bis zu 560 Pixeln; zu lange Titel enden mit „…“, der volle Titel steht im Tooltip.

Einige deutsche Hinweise sprachen die Anwender noch mit „Du“ an, etwa in den Excel-Import-Dialogen, beim leeren Auditzeitplan, im Auditfragenkatalog und im QM-Handbuch. Alle stehen jetzt in der Sie-Form. Außerdem nennt die Kopfleiste auf der Seite „Auswertungen & Berichte“ jetzt richtig „Auswertungen“ statt „8D-Reports“.

Ab zwei Zeichen klappt unter dem Feld eine Trefferliste auf, gruppiert nach Bereich mit Nummer, Bezeichnung und Status; Pfeiltasten und Enter oder ein Klick springen direkt in den Datensatz. Gibt es mehr Treffer, führt „alle in der Liste“ in die jeweilige Übersicht mit vorbelegter Suche. Strg+K setzt den Cursor von jeder Seite aus ins Suchfeld. Es gelten dieselben Rechte und Mandanten wie in den Listen; archivierte Audits und Dokumente bleiben außen vor. Auf schmalen Bildschirmen zeigt die Leiste nur die Lupe.

Unter Einstellungen → Allgemein → „Meine Einstellungen“ gibt es die Auswahl „E-Mail-Erinnerungen“: „Einzelmails, sofort“ (wie bisher) oder „Tägliche Zusammenfassung, 08:00 Uhr“. Mit der Zusammenfassung sammelt die Cloud alle automatischen Erinnerungen des Tages – Maßnahmen-Eskalation und -Vorabmail, Prüftermine von Dokumenten und Handbuchkapiteln, Prüfmittel, Qualifikationen, Kennzahlen – und schickt sie um 08:00 Uhr als eine Mail im Briefkopf der Firma. Einladungen mit Kalendereintrag, Willkommens-, Passwort- und Anmeldecode-Mails sowie von Hand verschickte Nachrichten kommen weiterhin sofort. Externe Empfänger ohne Benutzerkonto erhalten immer Einzelmails.

Im Dialog „Neues Audit“ und beim Bearbeiten steht unter dem Termin der Knopf „Termin vorschlagen“. Die Cloud fragt über Ihre verbundene Outlook-Anbindung die Frei/Belegt-Zeiten der Beteiligten ab und zeigt für die nächsten sechs Wochen je Werktag das erste Zeitfenster zwischen 8 und 17 Uhr, in dem alle frei sind; die Dauer wählen Sie (2, 4 oder 8 Stunden). In der Auditprogrammplanung steht der Vorschlag direkt an jedem Audit mit „Termin offen“ und sucht dann nur im Auditzeitraum. Voraussetzung ist die Outlook-Verbindung im eigenen Profil.

In einer Managementbewertung mit dem Normprofil ISO/TS 22163 nehmen Sie im Abschnitt „Ergebnisse der Prozessbewertungen“ die Prozesse auf und bewerten je Prozess Umsetzungsgrad und Leistung nach der 3×3-Matrix (Stufe A–E), beantworten die fünf Reflexionsfragen zu den Kennzahlen des Prozesses, halten Feststellungen fest und legen Maßnahmen direkt zum Prozess an. Die Stufe des Vorjahres wird aus der vorherigen Managementbewertung eingeblendet, der Druck enthält die Prozesstabelle samt Begründungen. Finalisieren ist erst möglich, wenn jeder aufgenommene Prozess eine Stufe hat.

Importierte Audits aus älteren Beständen tragen häufig keine Norm und fehlen deshalb in der Normkapitel-Abdeckung. Ein neuer Schnellfilter „Ohne Norm“ zeigt die Kandidaten, und der Befehl „Norm zuordnen“ ergänzt eine oder mehrere Normen für die angehakten Audits; vorhandene Normen bleiben erhalten. Die Seite „Normkapitel-Abdeckung“ weist darauf hin, wie viele interne Audits des Jahres keine Norm haben, und springt direkt in diese Liste.

Der Firmen-Administrator kann in den Einstellungen (Reiter „Allgemein“, Abschnitt „Sicherheit“) die Mandanten-ID seines Microsoft-Entra-Mandanten hinterlegen. Microsoft-Konten aus genau diesem Mandanten werden dann bei der ersten Anmeldung automatisch dem passenden Benutzer zugeordnet – neue Benutzer brauchen dafür vorher kein Passwort. Bleibt das Feld leer, gilt weiter: erst mit Passwort anmelden, dann unter „Profil“ das Microsoft-Konto verknüpfen.

Bisher blieb ein ausgefallenes Audit entweder dauerhaft „Geplant“ oder musste gelöscht werden. Jetzt gibt es in jeder Firma den Systemstatus „Abgebrochen“. Ein abgebrochenes Audit bleibt dokumentiert und ist wie ein abgeschlossenes für alle außer dem Firmen-Administrator schreibgeschützt und im Kalender nicht verschiebbar, zählt aber nirgends als durchgeführt: weder in den Dashboard-Kennzahlen noch in der Normkapitel- und Standort-Abdeckung oder bei den Folgetermin-Vorschlägen, und für seine Maßnahmen gehen keine Erinnerungen mehr hinaus. Die Auditübersicht hat dafür einen eigenen Schnellfilter „Abgebrochene“.

Bisher rückte jede Kapitelebene Nummer und Überschrift um eine Stufe ein. Jetzt beginnen alle Kapitel wie die Fragen am linken Rand, so wie im Fragenkatalog-Druck; Haupt- und Unterkapitel unterscheiden sich weiterhin über Schriftgröße und Trennlinie.

Wird ein Konto bei der Anmeldung abgewiesen, weil es noch keinem Benutzer zugeordnet ist, nennt die Meldung jetzt auch den Weg über „Passwort vergessen“ für Benutzer ohne gültiges Passwort. Die Willkommensmail erklärt, wie man das Microsoft- oder Google-Konto nach der ersten Passwort-Anmeldung im Profil verknüpft.

Beim Anlegen und in den Kopfdaten stehen zwei weitere Normen zur Wahl. ISO 13485 ergänzt den Eingabe-Abschnitt „Regulatorische Anforderungen und Behördenmeldungen“ und den Ergebnis-Abschnitt „Änderungsbedarf aus regulatorischen Anforderungen“. ISO/TS 22163 ergänzt die Eingaben „Kernpunkte aus Projektreviews“, „Ergebnisse der Prozessbewertungen“, „Analyse der Kennzahlen (KPIs)“, „Interne und externe Fehler und Sicherheitsauswirkung“, „Ergebnisse der Geschäftsplanung“ und „Organisationswissen“ sowie die Ergebnisse „Entscheidungen zur Zielerreichung“ und „Entscheidungen zur Kundenzufriedenheit“. Die Profile 9001, 14001 und 45001 bleiben unverändert.

In der Werkzeugleiste der Auditübersicht stehen zwei neue Symbole: Das geschlossene Schloss schließt das markierte Audit ab, das offene Schloss öffnet ein abgeschlossenes Audit wieder. Abschließen dürfen Benutzer mit dem Recht „Audit abschließen“ und Administratoren; sind noch Maßnahmen offen, erscheint dieselbe Rückfrage wie in den Audit-Stammdaten. Wieder öffnen ist dem Firmen-Administrator vorbehalten. Der Weg über die Status-Auswahl in den Stammdaten bleibt bestehen.

Im Versand-Dialog steht vor jedem Empfänger ein Kontrollkästchen, dazu „Alle“, „Keine“ und ab neun Personen ein Suchfeld; der Senden-Knopf zeigt die Zahl der Ausgewählten. Bei der Schulungsmail aus den Einstellungen ist niemand vorausgewählt. Nach dem Versand erhält der Absender eine Bestätigungsmail mit der Liste aller Eingeladenen, und der Dialog zeigt die Liste ebenfalls an. Die Sammel-E-Mail aus der Personenliste hat weiterhin alle vorausgewählt.

Der Befehl „Nachaudit“ steht weiterhin in jeder Zeile (Pfeil-Symbol neben „Duplizieren“) und im Kontextmenü der rechten Maustaste. Die Werkzeugleiste wird dadurch wieder kürzer.

Bisher stand die Antwort des Auditors in einer schmalen Spalte neben der Frage. Jetzt steht sie über die volle Breite direkt unter der Frage, rechts daneben die Bewertung: Prozentwert, VDA-Punkte, Ja/Nein oder bei qualitativen Audits das Kürzel der Feststellungsart. Lange Antworten brauchen dadurch deutlich weniger Platz. Das gilt für alle Bewertungsschemata.

Die Portal-Freigaben für Verantwortliche und der 8D-Report im Portal stehen jetzt auf dem eigenen Reiter „Portal“. Auditoren-Verhalten, Prüfmittelmanagement, Kennzahlen und Qualitätsziele sowie Dokumentenlenkung finden Sie auf dem Reiter „Module“. Der Reiter „Allgemein“ enthält nur noch die persönlichen und die allgemeinen firmenweiten Einstellungen. An den Einstellungen selbst ändert sich nichts.

Beim Schema „Qualitativ“ zeigt der Abschnitt „Bewertung“ je Kapitel, wie oft welche Feststellungsart vergeben wurde, zum Beispiel „3× N, 4× H, 5× BP“. Gezählt werden die relevanten Fragen des Kapitels samt Unterkapiteln, in der Reihenfolge Ihrer Auswahlliste.

Steht ein Audit auf dem Status „Abgeschlossen“, kann nur noch ein Firmen-Administrator etwas daran ändern. Für alle anderen Benutzer sind Stammdaten, Zeitplan, Fragenkatalog und Auditbericht nur noch lesbar, neue Maßnahmen lassen sich zu dem Audit nicht mehr anlegen, und auch das Löschen bleibt dem Administrator vorbehalten; die Seiten zeigen einen Hinweis dazu. Vorhandene Maßnahmen werden wie bisher weiter verfolgt und bearbeitet.

Im Audit lässt sich einem Ansprechpartner neben Experte, Beobachter und Teamleiter jetzt auch die Funktion „Abteilungsleiter“ zuordnen, mit eigenem Symbol in der Liste. Die Funktion erscheint wie die anderen in der Auditeinladung.

Setzen Sie ein Audit auf „Abgeschlossen“, obwohl noch Maßnahmen offen sind, zeigt die Cloud vor dem Speichern die Liste dieser Maßnahmen und fragt nach. Mit „Trotzdem abschließen“ werden sie mit dem Audit abgeschlossen, damit sie nicht in Maßnahmenübersicht, Dashboard und Portal offen stehen bleiben; mit „Abbrechen“ bleibt alles wie es war.

Auf Laptops mit 1366 Pixeln Breite war der letzte Reiter der Einstellungen abgeschnitten, auf dem iPad im Hochformat fehlten mehrere. Die Reiterleiste bricht jetzt in eine zweite Zeile um, alle Reiter bleiben erreichbar.

Die Breite der Nummernspalte richtet sich jetzt nach den Nummern des jeweiligen Katalogs. Auch tief gestaffelte Nummern wie „06.01.02.01.01“, Kapitelnummern in Fettschrift und Nummern mit KO-Zeichen bleiben in einer Zeile; bei kurzen Nummern bleibt mehr Platz für den Fragetext.

Ist im Fragenkatalog das Schema „Qualitativ (Feststellungsarten)“ gewählt, gibt es keinen Prozentwert. Fragenkatalog-Druck und Auditbericht druckten je Kapitel trotzdem „0 %“, der Auditbericht im Abschnitt „Bewertung“ zusätzlich die schlechteste Stufe. Beide Berichte verhalten sich jetzt wie die Katalogseite: Bei qualitativen Audits tragen die Kapitel kein Prozentergebnis, der Abschnitt „Bewertung“ zeigt dort die Häufigkeit je Feststellungsart.

Beim Schema „Qualitativ“ stand in der Antwortspalte von Fragenkatalog-Druck und Auditbericht nur die Feststellungsart, der Antworttext des Auditors erschien nicht, und die Bewertungsspalte zeigte nur Striche. Jetzt steht der Antworttext unter der Frage und rechts das Kürzel der Feststellungsart, zum Beispiel „A“, „N“ oder „BP“.

Die Beschriftung „Standard-Bewertungsschema für Fragenkataloge“ war teilweise von der Auswahl verdeckt. Die Auswahl steht jetzt rechts neben der vollständig lesbaren Beschriftung.

Im Maßnahmenplan des Auditberichts blieb bei manchen Maßnahmen unter „Geplante Maßnahmen“ der Text weg, obwohl er in der Maßnahmenliste stand. Die Höhe des Maßnahmenblocks wurde ohne Überschriften und Leerzeilen geschätzt, bei knapp umbrechenden Texten wurde die letzte Zeile abgeschnitten. Die Schätzung rechnet jetzt zeilenweise.

Tippte man in der Personenauswahl einen Namen ins Suchfeld, zeigte die Trefferzeile nur den gelb markierten Suchbegriff; Nachname, Abteilung, Funktion und der Rest der E-Mail waren unsichtbar. Die fokussierte Zeile verwendete weiße Schrift auf dem hellen Olivton. Jetzt ist die Zeile vollständig lesbar.

Der Knopf im Kopf des Zeitplans stand bisher in jeder Bediensprache auf Deutsch.

Beim Bearbeiten eines Stamm-Fragenkatalogs öffnet der Knopf „Fragenpool“ ein Panel mit Ihren anderen Stammkatalogen, wie im Auditfragenkatalog. Fragen oder ganze Abschnitte ziehen Sie per Drag & Drop in den Katalog oder fügen sie per ⊕ hinter der Auswahl ein. Übernommen wird eine eigenständige Kopie mit allen Eigenschaften und den Übersetzungen in den Sprachen des Katalogs; ein Häkchen zeigt, was schon übernommen ist.

Neue Auswertung unter „Auswertungen & Berichte“: Welche Normkapitel wurden im Jahr an welchem Mandanten intern auditiert, wo sind Lücken? Zeilen sind die Kapitel der gewählten Norm, Spalten die Mandanten; Grün heißt auditiert, Gelb geplant, Rot Lücke. Ein Klick auf eine Zelle zeigt die Audits mit ihrem Nachweis, der Druck liefert die Matrix als Bericht. Bisherige Audits zählen ohne Nachpflege mit, weil das Kapitel einer Frage aus dem Abschnitt des Norm-Fragenkatalogs abgeleitet wird.

Hat eine Frage keinen Normbezug, trägt das Programm beim Laden in ein Audit und beim Einfügen aus dem Fragenpool das Kapitel ihres Abschnitts ein, aus „04.01“ wird „4.1“. Das gilt für Kataloge, die zu einer Norm gehören und nach deren Kapiteln gegliedert sind; Prozess-Checklisten bleiben unberührt, ein gepflegter Normbezug wird nie überschrieben.

Ist eine Periode seit 10 Tagen abgelaufen und noch kein Ist-Wert erfasst, erhält die verantwortliche Person eine E-Mail mit allen offenen Kennzahlen; 14 Tage später folgt eine einmalige Wiederholung, dazu ein Hinweis in der Glocke. Den Text pflegen Sie in der E-Mail-Vorlage „Kennzahlen-Erinnerung“, abschalten lässt sich die Erinnerung in den Einstellungen.

Die Übersicht druckt so, wie sie auf dem Bildschirm steht. Auf der Detailseite entsteht das neue Kennzahlenblatt mit allen Perioden, Soll, Ist, Ampel und Kommentar als Nachweis für den Zertifizierungsauditor. Kennzahlen lassen sich außerdem in das Änderungs-Tracking aufnehmen: Das Uhr-Symbol zeigt, wer wann welchen Wert geändert hat, auf Wunsch mit Pflicht-Begründung.

Der Fragenkatalog-Druck und der Auditbericht zeigen auf Wunsch die Selbstbewertung des Auditierten aus dem Portal, als eigene Zeile unter der jeweiligen Frage mit Bewertung und Nachweistext. Die Option erscheint im Druckdialog, sobald Antworten vorliegen.

Auf der Seite „Neuigkeiten“ öffnet ein Knopf diesen Änderungsverlauf in einem neuen Tab. Einzelne Neuigkeiten können zusätzlich einen Link „Mehr erfahren“ tragen, der direkt zum passenden Beitrag mit Screenshots führt.

Bisher hingen Bemerkung und Normbezug ohne Abstand direkt am Fragetext. Jetzt steht jede Angabe in einer eigenen Zeile unter der Frage, ebenso die neue Selbstbewertungs-Zeile.

Bei langen Fragetexten wurde das Pool-Panel so breit, dass auf Bildschirmen mit 1280 Pixel Breite kaum Platz für die Fragentabelle blieb. Das Panel richtet sich jetzt nach dem verfügbaren Platz.

In Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch, Tschechisch und Chinesisch zeigte die Seite „Neuigkeiten“ die deutsche Fassung, die Glocke dagegen die englische. Beide zeigen jetzt Deutsch bei deutscher Bediensprache, sonst Englisch.

Neues Modul unter Managementsystem: messbare Ziele nach ISO 9001, Kapitel 6.2, mit Sollwert, Richtung, Toleranz, Verantwortlichem und Ist-Werten je Monat, Quartal oder Jahr. Ampel und Schnellfilter „Gefährdet“ zeigen Handlungsbedarf, die Managementbewertung füllt den Abschnitt Zielerreichung automatisch. Neue Schulungsunterlage 12.

Der auditierte Bereich oder Lieferant bewertet den Fragenkatalog vor dem Audit selbst im Portal und reicht ihn ein. Im Fragenkatalog erscheint die Selbstbewertung als eigene Spalte und lässt sich je Frage, nur für offene Fragen oder komplett übernehmen. Die Auditübersicht zeigt eingereichte Selbstbewertungen mit Abzeichen und Schnellfilter.

Der Knopf „Nachaudit erstellen“ legt ein Folgeaudit an, das nur die Fragen mit Abweichung übernimmt: Bewertung unter einer wählbaren Schwelle, auslösende Feststellungsart oder vorhandene Maßnahme. Im Nachaudit zeigt jede Frage die Maßnahmen des Vorgängers zur Wirksamkeitsprüfung.

Die Knöpfe über dem Auditfragenkatalog tragen jetzt Rahmen mit kleiner Überschrift (Neu, Frage, Ansicht, Schema, Suche, Werkzeuge, Spalten, Selbstbewertung, Filter, Maßnahmen, Katalog).

In den Einstellungen legen Sie ein firmenweites Standard-Bewertungsschema für Fragenkataloge fest. Maßnahmen archivierter Audits verschwinden aus Übersicht, Dashboard, Portal und Erinnerungen; der Chip „Archiv“ in der Maßnahmenübersicht zeigt sie weiterhin. Die Zähler in der Seitenleiste folgen dem gewählten Mandanten.

Vom 14.09. nachmittags bis 15.09. morgens meldeten Browser „Ihre Verbindung ist nicht privat“, eine Anmeldung war nicht möglich. Das Zertifikat wurde erneuert, die Verlängerung läuft jetzt vollautomatisch mit Frühwarnung. Daten waren zu keinem Zeitpunkt betroffen.

Brach die Verbindung zum Übersetzungsdienst während der automatischen Übersetzung ab, musste die Seite neu geladen werden. Jetzt erscheint nur ein Hinweis, die Seite bleibt bedienbar und die Übersetzung wird beim nächsten Öffnen nachgeholt.

Der verantwortliche Lieferant bearbeitet seine Reklamation im Portal: Schritte D1 bis D7, Maßnahmen, 5-Why-Analyse, Dokumente und Einreichen. Kopfdaten, Kosten, D8 und Abschluss bleiben intern. Auf Wunsch je Firma freigeschaltet.

In den Einstellungen legt der Administrator fest, welche Schritte der Lieferant bearbeiten darf, als Firmenvorgabe oder je Mandant überschrieben.

Nach dem Einreichen ist der Report für den Lieferanten schreibgeschützt; intern erscheint das Badge „Vom Portal“ und eine Benachrichtigung. Der Report lässt sich mit Begründung zur Nachbesserung zurückgeben.

Portal-Benutzer aller Firmen melden sich unter einer eigenen Adresse mit dem Titel „Lieferantenportal“ an. Willkommens- und Passwort-Mails an Portal-Benutzer verlinken dorthin.

Das Feld heißt jetzt wie bei den Maßnahmen und steht bereits beim Anlegen zur Verfügung: Der Verantwortliche bearbeitet, der Verfolger überwacht.

Eine bereits vergebene Nummer wird beim Anlegen, Duplizieren und Umbenennen mit Hinweis abgewiesen, auch bei gleichzeitigen Anlagen.

Ein Microsoft-Konto wird nicht mehr automatisch anhand der E-Mail-Adresse zugeordnet, sondern einmalig im Profil verknüpft. Bereits verknüpfte Konten und Google-Konten sind nicht betroffen.

Der zweite Schritt wird nach der Anmeldung über ein Microsoft- oder Google-Konto genauso abgefragt wie nach der Passwort-Anmeldung.

Jede offene Sitzung prüft alle fünf Minuten: Deaktivierte Benutzer werden abgemeldet, geänderte Rollen und Rechte greifen sofort.

Die Einrichtung der Authenticator-App und der E-Mail-Einmalcode sind jetzt strikt an den jeweiligen Anmeldeschritt gebunden. Eine Neueinrichtung der App läuft ausschließlich über das Zurücksetzen durch den Administrator.

Dokumentenlenkung, Prüfmittel-Zertifikate sowie Maßnahmen- und Fragen-Dokumente werden jetzt mitgesichert. Die Sicherung wurde sofort nachgezogen und geprüft.

Größere Dateien wurden vor dem Erreichen der versprochenen 50 MB abgewiesen. Beide Grenzen im Betrieb sind jetzt korrekt gesetzt.

Beim Ersetzen einer Datei wird die neue zuerst vollständig geprüft und erst dann gegen die alte getauscht. Bei jedem Fehler bleibt die bisherige Datei unverändert.

Die drei Reiter erscheinen nur noch für Firmen-Administratoren; das Speichern ist zusätzlich serverseitig gesperrt.

Termine im Zeitplan ziehen, Prozessmatrix, Firmenprofil, Audit- und 8D-Detailseiten, Übersichtsdrucke, Datei-Upload und Auditorenkompetenz prüfen jetzt Leserecht, Bearbeitungsrecht und Mandanten-Bereich.

Ein Klick auf „ISO 9001“ oder „IATF / VDA“ löschte sofort alle Bewertungen aller Risikoanalysen. Jetzt wird die Zahl der betroffenen Bewertungen angezeigt und eine Bestätigung verlangt.

Eine Erinnerungsstufe gilt ab ihrem Stichtag als fällig und wird bis zu sieben Tage nachgeholt. Nach einer Requalifikation erinnert die Anwendung wieder.

Wer einen veralteten Stand speichert, erhält den Hinweis, die Bewertung neu zu laden, statt den anderen Bearbeiter zu überschreiben.

Beim Zusammenführen einer Dublette gingen Kapitel-Verantwortung im QM-Handbuch und QM-Rollen verloren. Beides wird jetzt übertragen.

Die Grenze für Terminverschiebungen zählt nur noch ab einem bewusst vom Auditor gesetzten Termin. Eine inzwischen abgeschlossene Maßnahme lässt sich aus einem noch offenen Portal-Dialog nicht mehr verändern.

Nach einer Änderung von PIN oder Link-Passwort muss jeder Besucher die neue Eingabe machen; ein früher erteilter Zugang bleibt nicht mehr bestehen.

Beim Löschen einer Reklamation, einer Person oder einer Maßnahme blieben zugehörige Dateien auf dem Server. Sie werden jetzt nach dem erfolgreichen Löschen entfernt.

Zeitplan-Zuordnungen werden in einem Schritt gespeichert, gelöschte Erinnerungsstufen kommen nicht mehr zurück, fehlgeschlagenes Löschen in Outlook wird wiederholt, Mail-Links folgen einer geänderten Firmen-Subdomain sofort, ein fehlgeschlagener Demo-Reset lässt keine halbe Umgebung zurück.

Freigaben für Verantwortliche gelten als Firmenvorgabe, je Mandant oder je Feststellungsart. Neu freigebbar sind Startdatum und Titel; Textfelder lassen sich ausblenden. Für Terminverschiebungen gibt es Begründungspflicht und eine Grenze in Tagen ab dem Auditor-Termin.

Oberfläche und PDF-Berichte stehen jetzt auch auf vereinfachtem Chinesisch zur Verfügung.

Der Excel-Import von Altbeständen speichert alle gültigen Zeilen zusammen statt einzeln; große Listen laufen spürbar schneller.

Die Ergebnis-Spalte wird in der Datenbank summiert statt aus allen Antworten im Speicher. Gilt auch für Bericht, Excel-Export und Managementbewertung.

Alle Stufen tragen jetzt die als Footer markierte E-Mail-Vorlage und kommen in der Sprache des jeweiligen Empfängers.

Eine vom Verantwortlichen fertiggemeldete Maßnahme erschien bei überschrittenem Plan-Ende weiterhin rot. Überfällig ist jetzt überall nur noch, was offen oder in Bearbeitung ist.

Dokumente, Maßnahmen-Bilder und Fragen-Dokumente werden mit dem Audit entfernt und belegen keinen Speicherplatz mehr.

Neuere Texte, die in Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch und Tschechisch noch auf Deutsch erschienen, sind übersetzt.

Das Spaltenziehen blieb nach einem Doppelklick auf eine Spaltengrenze hängen, im Portal fehlten einzelne Formatierungen, und die Kopfleiste meldete ohne Personenfoto einen Fehler. Alle drei Punkte sind behoben.

Fragenkatalog-Export, Auditplanung als Excel und PDF sowie die Prozessrisikobewertung verlangen jetzt dieselben Leserechte wie die zugehörigen Seiten.

Zwei Schalter in den Einstellungen, ab Werk aus. Verschiebt der Verantwortliche den Termin, wird der Verfolger benachrichtigt und die Änderung steht in der Historie.

Offene Maßnahmen als CSV mit Jira-Feldnamen, damit der Jira-Import sie automatisch zuordnet. Der Knopf steht neben dem Excel-Export.

Ein Plus-Knopf am Feld öffnet den Stammdaten-Dialog; der neue Eintrag ist danach sofort ausgewählt.

Nachweise hängen direkt an der Frage, per Drag-and-drop, Dialog oder Kontextmenü. Maßnahmen aus der Frage zeigen die Dokumente als Verknüpfung.

Fragen desselben Katalogs lassen sich verknüpfen und erscheinen als Chips mit Sprung zur Zielfrage. Anlegen per Kontextmenü und Klick auf die Zielfrage.

Ein bewährter Zeitplan wird als Vorlage gespeichert und in neue Audits geladen, mit Tagen, Zeiten, Prozessen und Personen.

Benutzer ohne bisheriges Passwort erhalten eine Willkommensmail mit Anmeldeadresse und Start-Passwort.

Zeigt nur Audits, in deren Auditorenteam die angemeldete Person steht.

Einheitliche, größere Symbole je Modul; Vorgabefarben Blau für Maßnahmen und Hellgrün für Aufgaben, wie bisher je Firma anpassbar.

Die Bausteine für Eröffnung, Pause, Bewertung, Abschluss und Werkzeuge sind übersichtliche Chips mit Symbol in drei Gruppen.

Die Aktionsspalte ist rechts fixiert und wandert bei vielen Spalten nicht mehr aus dem Bild.

Der Reiter trägt jetzt „Seitenname – IMS-Audit Cloud“.

Die gezogene Grenze folgt jetzt der Maus, und die Ziehgriffe fehlen nicht mehr nach dem Ein- oder Ausblenden von Spalten.

Benutzer werden zur Kenntnisnahme eines Dokuments aufgefordert und bestätigen mit „Gelesen und verstanden“, dokumentiert mit Zeitstempel. Bei einer neuen Revision wird automatisch erneut angefordert.

Tägliche Erinnerungen und der Tagesbericht kommen zur eingestellten Uhrzeit in deutscher Zeit, nicht mehr in UTC.

Alle Anzeigen und Berichte rechnen jetzt gleich, inklusive K.-o.-Regel und offener Fragen.

Fragenkatalog und Zeitplan laufen für Leser jetzt vollständig im Nur-Lese-Modus.

Mit Stern gekennzeichnete Spalten werden jetzt automatisch zugeordnet.

Die Nummer wird aus der höchsten vorhandenen abgeleitet; Reklamationsnummern sind zusätzlich eindeutig abgesichert.

Konflikte erscheinen jetzt als verständliche Meldung im Dialog.

Erstellungsdatum, Funktionsbezeichnungen und Zahlenformate folgen jetzt der gewählten Berichtssprache.

Nach der Einrichtung der Authenticator-App fehlten zeitweise Mandanten-Zuordnung und Modul-Einstellungen. Alle Anmeldewege laufen jetzt gleich.