Neu: 8D-Report im Lieferantenportal
Bisher lief die Lieferantenreklamation so: Sie legen den 8D-Report an, schicken dem Lieferanten eine Mail, bekommen Word-Dateien und Fotos zurück und tragen alles selbst ein. Seit dem 10. September bearbeitet der Lieferant seinen Report direkt in IMS-Audit Cloud – über das Lieferantenportal, mit denselben eingeschränkten Portal-Zugängen, die Sie bereits für Maßnahmen nutzen.
Der Lieferant arbeitet am selben Report
Der als Verantwortlich eingetragene Portal-Benutzer sieht seine Reklamationen als Kacheln auf dem Portal-Dashboard und in der Liste „Meine Reklamationen“. Die Detailseite zeigt die Schritte D1 bis D7 als Reiter: Team, Problembeschreibung, Sofortmaßnahmen, Ursachenanalyse mit 5-Why, Abstell- und Vorbeugemaßnahmen sowie Dokumente. Der Lieferant füllt die freigegebenen Schritte aus, lädt Nachweise hoch und reicht den Report ein.
Kopfdaten, Kosten, D8, Status, Wirksamkeit und Abschluss bleiben intern. Beide Seiten arbeiten am selben Report – es gibt keine Kopie, die Sie später zusammenführen müssten. Der fertige 8D-Report steht dem Lieferanten als PDF zur Verfügung.
Sie bestimmen, was der Lieferant bearbeiten darf
Unter Einstellungen → „Portal: 8D-Report“ legen Sie fest, welche Schritte der Lieferant pflegen darf – als Firmenvorgabe und bei Bedarf je Mandant überschrieben. Vorgabe: D1, D3 bis D7 und Dokumente frei, D2 (Problembeschreibung) gesperrt, weil die aus Ihrer Sicht formuliert wird.
Einreichen, prüfen, nachbessern lassen
Hat der Lieferant eingereicht, ist der Report für ihn schreibgeschützt. Intern erscheint an der Reklamation das Badge „Vom Portal“ (mit Schnellfilter in der Liste), und der Verfolger bekommt eine Benachrichtigung. Passt etwas nicht, geben Sie den Report mit Begründung zur Nachbesserung zurück – der Lieferant sieht den Grund im Portal und reicht erneut ein. Intern bleibt die Reklamation jederzeit bearbeitbar.
Das Feld „Stellungnahme durch“ heißt an der Reklamation jetzt „Verfolger“ und steht bereits beim Anlegen zur Verfügung. Die Rollen sind damit wie bei den Maßnahmen: Der Verantwortliche bearbeitet, der Verfolger überwacht.
Eigene Adresse für Portal-Benutzer
Portal-Benutzer aller Firmen melden sich jetzt unter portal.ims-audit.de an. Die Anmeldeseite trägt dort den Titel „Lieferantenportal“, Willkommens- und Passwort-Mails an Portal-Benutzer verlinken direkt dorthin. Ein normales Programmkonto wird dort nicht angemeldet, sondern mit Hinweis zur Anmeldeadresse seiner Firma weitergeleitet.
Auch bei Maßnahmen: mehr Freigaben für Verantwortliche
Parallel dazu haben wir die Portal-Freigaben für Maßnahmen ausgebaut. Unter Einstellungen → „Portal: Freigaben für Verantwortliche“ bestimmen Sie, ob der Verantwortliche das geplante Ende, die Priorität, das Startdatum und den Titel selbst pflegen darf – als Firmenvorgabe, je Mandant oder je Feststellungsart. Einzelne Textfelder lassen sich im Portal ausblenden. Für Terminverschiebungen gibt es zwei Regeln: eine Begründungspflicht (die Begründung landet in der Historie der Maßnahme) und eine Grenze in Tagen ab dem Termin, den der Auditor gesetzt hat. Abschließen, Verwerfen und Wirksamkeit bleiben wie bisher dem Auditor vorbehalten.
Der 8D-Report im Portal wird auf Wunsch je Firma freigeschaltet – sprechen Sie uns an. Alle weiteren Änderungen finden Sie im Änderungsverlauf, oder Sie sehen sich das Portal in einem Termin live an.