Neu: Selbstbewertung vorab im Portal und Nachaudit nur mit den Abweichungen
Zwei Neuerungen im September betreffen den Kern von IMS-Audit Cloud – das Audit selbst. Die eine spart Zeit vor dem Audit, die andere danach.
Selbstbewertung vorab: vorbereitet ins Audit
Viele Audits beginnen mit einer Frage, die der auditierte Bereich selbst am besten beantworten kann: „Wie schätzen Sie sich ein?“ Diese Frage stellen Sie jetzt vor dem Audit – und zwar direkt im System.
In den Audit-Stammdaten benennen Sie eine Person mit Portal-Zugang, setzen einen Termin und klicken auf Anfordern. Die Person bekommt eine E-Mail mit dem Link ins Portal, bewertet dort jede relevante Frage des Fragenkatalogs aus ihrer Sicht – im Bewertungsschema des Katalogs –, ergänzt Nachweise als Text und reicht die Selbstbewertung ein. Danach ist sie für die Person schreibgeschützt, und die Auditoren des Audits werden über die Glocke benachrichtigt.
Das funktioniert für den auditierten Bereich im eigenen Haus genauso wie für einen Lieferanten: Beide nutzen die eingeschränkten Portal-Zugänge in IMS-Audit Cloud, die in jedem Tarif enthalten sind.
So nutzen Sie die Selbstbewertung im Audit
Im Fragenkatalog erscheint die Selbstbewertung als eigene Spalte neben Ihrer Bewertung – mit der Einschätzung des Auditierten und seinem Nachweistext. Übernehmen können Sie auf drei Wegen:
- je Frage über den Knopf „Übernehmen“ direkt in der Zeile,
- „Offene übernehmen“ – nur für Fragen, die Sie selbst noch nicht bewertet haben; Ihre eigenen Bewertungen bleiben unberührt,
- „Alle übernehmen“ – nach einer Rückfrage für den ganzen Katalog.
Wichtig: Die Selbstbewertung fließt nicht in das Auditergebnis ein und erscheint nicht im Auditbericht. Gezählt wird nur Ihre Bewertung – die Selbstbewertung ist Ihre Vorbereitung, nicht das Ergebnis. Soll der Auditierte nachbessern, öffnen Sie die Selbstbewertung wieder; er kann dann erneut bearbeiten und einreichen.
In der Auditübersicht trägt ein Audit mit eingereichter Selbstbewertung ein grünes Abzeichen hinter der Nummer (grau: angefordert, noch nicht eingereicht). Der Schnellfilter „Selbstbewertung“ listet diese Audits, und das Portal-Dashboard zeigt dem Auditierten in der Kachel „Meine Selbstbewertungen“, was noch offen ist.
Ein Tipp aus der Praxis: Fordern Sie die Selbstbewertung erst an, wenn der Fragenkatalog des Audits steht – die Selbstantworten hängen an den Fragen.
Nachaudit: nur die Fragen, um die es geht
Nach einem Audit mit Abweichungen steht irgendwann die Nachprüfung an. Bisher hieß das: Audit duplizieren und alles herauslöschen, was unauffällig war. Jetzt gibt es dafür einen eigenen Befehl – „Nachaudit erstellen“, direkt neben „Neu“ in der Auditübersicht.
Das Nachaudit übernimmt nur die Fragen mit Abweichung, samt ihrer Kapitel. Was als Abweichung zählt, bestimmen Sie im Dialog:
- eine Bewertung unter einer wählbaren Schwelle,
- eine auslösende Feststellungsart oder
- eine vorhandene Maßnahme an der Frage.
Kapitel ohne solche Fragen entfallen. Bevor Sie bestätigen, zeigt der Dialog, wie viele Fragen übernommen werden.
Im Fragenkatalog des Nachaudits trägt jede Frage die Maßnahmen des Vorgänger-Audits als eigenes Abzeichen mit Uhr-Symbol. Ein Klick öffnet die Maßnahme – Sie prüfen die Wirksamkeit also dort, wo Sie gerade stehen, mit der Maßnahme vor Augen. Das Nachaudit hängt am Vorgänger-Audit, führt aber keine Audit-Serie weiter.
Außerdem neu
- Standard-Bewertungsschema: In den Einstellungen legen Sie firmenweit fest, welches Bewertungsschema beim Anlegen eines Auditfragenkatalogs vorbelegt ist. Je Audit bleibt es änderbar.
- Aufgeräumte Werkzeugleiste: Die Knöpfe über dem Auditfragenkatalog stehen jetzt in beschrifteten Gruppen – die kleine Überschrift am Rahmen sagt, wozu die Symbole gehören.
- Archiv wirkt auf die Maßnahmen: Wird ein Audit archiviert, verschwinden seine Maßnahmen aus Übersicht, Dashboard, Portal und Erinnerungen. Der Filter „Archiv“ in der Maßnahmenübersicht zeigt sie weiterhin.
Beide Funktionen stehen allen Firmen zur Verfügung; beschrieben sind sie in der Hilfe im Programm. Mehr zum Auditablauf finden Sie auf der Seite Audits planen & durchführen, alle Änderungen im Änderungsverlauf – oder Sie sehen sich beides in einem Termin live an.