Neu in IMS-Audit Cloud: die Prüfmittelverwaltung
Es gibt Abweichungen, die entstehen nicht aus einem schlechten Prozess, sondern aus einer Zahl, die niemand im Blick hatte: dem Kalibrierdatum. Der Messschieber im Wareneingang, die Bügelmessschraube in der Fertigung, das Manometer im Prüfstand – jedes dieser Geräte hat sein eigenes Intervall, und wenn eines davon abläuft, steht der Auditor genau davor. Mit dem neuen Modul Prüfmittelverwaltung führt IMS-Audit Cloud alle Mess- und Prüfmittel an einem Ort und erinnert von selbst, bevor etwas fällig wird.
Alles zu einem Gerät auf einer Seite
Jedes Prüfmittel bekommt eine eigene Nummer aus dem Nummernkreis und eine Stammdatenseite nach ISO 9001 Kapitel 7.1.5: Kategorie, Hersteller, Typ und Seriennummer, Messbereich, Auflösung und Fehlergrenze, Referenznormal, Standort und Einsatzbereich, Verantwortlicher und Mandant. Dazu die Kalibrierdaten – intern oder extern, mit Kalibrierstelle, Intervall und Vorwarnzeit.
In der Übersicht sehen Sie den Bestand mit Fälligkeits-Ampel und schalten mit einem Klick auf die Fälle, die gerade zählen: bald fällig, überfällig, gesperrt, ausgeliehen oder ausgesondert.
Die Fälligkeit rechnet das System
Beim Erfassen einer Kalibrierung wählen Sie das Ergebnis – bestanden, mit Einschränkung oder nicht bestanden –, hinterlegen Zertifikatsnummer, Kosten und Prüfer und laden das Zertifikat direkt am Gerät hoch. Die nächste Fälligkeit schreibt das Programm aus Kalibrierdatum und Intervall automatisch fort. Zwischenprüfungen dokumentieren Sie ebenfalls, ohne dass sich die Fälligkeit verschiebt.
Fällt eine Kalibrierung durch, sperrt IMS-Audit Cloud das Prüfmittel sofort – und legt auf Wunsch mit demselben Klick eine Maßnahme an, mit vorbelegtem Abweichungstext. Genau das verlangt ISO 9001 in Kapitel 7.1.5.2: prüfen, ob mit dem fehlerhaften Gerät bereits falsch gemessen wurde, und geeignete Maßnahmen ergreifen.
Erinnerung, bevor es zu spät ist
Ein täglicher Lauf erinnert den Verantwortlichen per E-Mail – innerhalb der Vorwarnzeit und noch einmal am Fälligkeitstag. Bleibt es liegen, eskaliert das System nach einer Woche zusätzlich an die Firmen-Administratoren und meldet sich danach alle 14 Tage. Wer möchte, lässt überfällige Prüfmittel automatisch sperren.
Parallel dazu erscheinen die Fälligkeiten im Kalender als eigene Kategorie, im Dashboard als Kacheln „bald fällig“ und „überfällig“ und in der Seitenleiste als Zähler.
Zeitleiste statt Excel-Tabelle
Neben der Liste gibt es eine zweite Ansicht: die Zeitleiste. Jede Zeile ist ein Prüfmittel, der Balken läuft von der letzten Kalibrierung bis zur Fälligkeit – grün solange gültig, gelb in der Vorwarnzeit, rot schraffiert bei Überfälligkeit. Mit Heute-Linie, Zoom auf Monat, Quartal oder Jahr und Gruppierung nach Kategorie, Standort, Verantwortlichem oder Status. Damit sieht man auf einen Blick, was im nächsten Quartal ansteht – und kann die Ansicht direkt ausdrucken.
Der Lebenslauf ist der Nachweis
Jedes Ereignis am Gerät wird unveränderlich festgehalten: Kalibrierungen, Wartung, Reparatur, Schäden, Standortwechsel, Ausleihe und Rückgabe, Sperren und Aussonderung. Dazu die feldgenaue Änderungs-Historie der Stammdaten. Löschen lässt sich ein Prüfmittel nur, solange keine Nachweise daran hängen – danach wird es ausgesondert statt gelöscht. Die Nachweiskette bleibt erhalten.
Zertifikate, Fotos und Anleitungen legen Sie per Drag & Drop am Gerät ab oder fotografieren sie am Tablet direkt ab.
QR-Etikett am Gerät
Für den Messraum gibt es Etiketten mit QR-Code – als A4-Bogen mit 24 Etiketten oder einzeln für den Etikettendrucker. Handykamera drauf halten, und die mobile Prüfmittelkarte öffnet sich mit Status, letzter Kalibrierung und nächster Fälligkeit. Für den Auditor gibt es außerdem das Stammblatt mit vollständigem Lebenslauf als PDF, dazu Prüfmittel- und Fälligkeitsliste – die Berichtssprache wählen Sie je Druck.
Altbestand per Excel übernehmen
Wer seine Prüfmittel bisher in einer Excel-Liste geführt hat, überträgt sie mit dem Excel-Import: Vorlage herunterladen, Datei hochladen, Spalten werden automatisch zugeordnet. Vor der Übernahme zeigt ein Prüfschritt Zeile für Zeile, was passt und wo etwas fehlt. Kategorie, Standort, Verantwortlicher und Kalibrierstelle werden über Name beziehungsweise E-Mail zugeordnet, die Fälligkeit aus letzter Kalibrierung und Intervall berechnet.
Die Prüfmittelverwaltung ist wie alle Module im Cloud-Preis enthalten. Alle Details finden Sie auf der Seite Prüfmittelverwaltung – oder Sie sehen sich das Modul in einem Termin live an.